Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

L'archivio comprende gli atti deliberativi del Consiglio e della Giunta, i contratti, il carteggio amministrativo e la documentazione prodotta nell'ambito finanziario, fiscale, elettorale, dello stato civile e della leva militare, dei servizi di carattere sociale e assistenziale, delle competenze in materia urbanistica e di gestione del territorio, dei rapporti con le attività produttive, documentando pienamente l'attività dell'amministrazione comunale nei diversi settori di competenza e nella loro evoluzione storica.

criteri di ordinamento
Con il presente intervento si è proceduto, aderendo ai principi e alle buone pratiche della tradizione archivistica italiana e alle indicazioni fornite dagli standards internazionali per la descrizione archivistica ISAD (G) e ISAAR (CPF), nonché alle indicazioni per la normalizzazione delle descrizioni archivistiche contenute nelle Linee guida per l'uso della scheda IBC-xDams, al riordino e alla successiva inventariazione dell'archivio storico comunale di Alseno dal 1806 fino al 1970, ideale spartiacque, da alcune serie peraltro ampiamente superato per ovvie ragioni di continuità archivistica, tra archivio storico e archivio di deposito.
Per effettuare il riordino si è provveduto alla verifica dell'ordinamento dato all'archivio da parte di Luigi Maffini, valutandone la coerenza e la corrispondenza rispetto alle modalità di stratificazione della documentazione in conformità all'applicazione del metodo storico, ma anche rispetto alla storia dell'archivio e all'effettiva praticabilità di recupero dell'ordinamento originario. Contestualmente si è proceduto ad implementare l'archivio storico sia con documentazione dell'archivio di deposito e degli uffici ormai pienamente storicizzabile, che con tutta quella documentazione, anche molto antica, conservata nell'archivio di deposito e non compresa nell'intervento del Maffini, come evidenziato nell'elenco di consistenza topografico redatto da Paola Evangelista ed Elena Nironi.
Quest'ultima operazione e il riordino del carteggio amministrativo hanno rappresentato il nucleo più consistente e complesso del lavoro. Nel primo caso si è trattato di esaminare le singole unità e di studiarne caso per caso il versamento all'archivio storico. Queste erano spesso costituite da buste che raccoglievano documentazione, anche piuttosto distante cronologicamente, conservata tutta insieme perché prodotta dallo stesso ufficio o perché attinente allo stesso argomento. A seconda dei casi si sono incrementate serie preesistenti (soprattutto quella del carteggio) o si sono create serie nuove ed autonome che sono andate ad arricchire la struttura gerarchica del complesso archivistico.
Per quanto riguarda il carteggio amministrativo, bisogna evidenziare che esso rappresenta una delle serie più ricche e cospicue dell'intero archivio storico dove venne archiviata, classificandola con discontinuità solo a partire, per quanto ci è dato sapere, dal 1821, la maggior parte delle carte prodotte, oltre che ricevute, dagli uffici comunali a partire dal 1806.
Le direttive dettate dal Ministero dell'interno con le disposizioni sulla tenuta e sulla classificazione degli atti d'archivio contenute nella "Circolare Astengo" del 1897 furono recepite con efficacia retroattiva anche sulla documentazione che si era sedimentata in epoca precedente alla loro emanazione e pertanto l'ordinamento per materia sulla base delle categorie del titolario Astengo avviato dall'archivista della Regia prefettura di Piacenza, cavalier Giacomo Celli, e con tutta probabilità ripreso e continuato dall'amministrazione comunale, interessò, secondo un'ideale continuità, tutto l'archivio fin dalle sue origini. I fascicoli originari, o comunque di epoca anteriore all'intervento, vennero numerati con matita rossa o blu e questa numerazione venne proseguita, questa volta ad inchiostro e contestualmente all'archiviazione, anche sui fascicoli fino al 1914 (con l'eccezione delle categorie IV e VII per le quali la numerazione si ferma al 1912).
Per avere notizie più specifiche sul carteggio e sugli interventi effettuati, si rimanda alle schede compilate per le serie e le sottoserie corrispondenti, qui preme dare alcune indicazioni generali, in particolare sulle ragioni per cui il carteggio, che sembra essersi sedimentato come serie unitaria e come tale è stato considerato anche dal Maffini, nel corso del presente intervento sia invece stato separato in due serie specifiche ed autonome: "Carteggio 1806-1895" e "Carteggio 1896-1970".
La scelta risale alla considerazione che l'anno 1895 deve essere considerato il concreto momento di cesura tra il sistema di archiviazione del passato, per quanto ormai perduto, e la più moderna prassi di classificazione degli atti. Se infatti la documentazione fino a questa data, per quanto rimaneggiata e rifusa all'interno delle nuove categorie, che peraltro, a parte rari casi relativi per lo più alla categoria I, non vengono mai esplicitamente dichiarate sulla camicia, mantiene anche aspetti originari con fascicoli che fino al primo periodo postunitario sono per lo più pluriennali, da questa data in avanti, retroattivamente per due anni e con una certa regolarità, sono riportate sulle camicie, anche quando la documentazione non risulta effettivamente classificata, categoria e classe del titolario Astengo.
Molte delle serie che costituiscono la struttura del complesso archivistico sono state incrementate o anche originate dalla documentazione che si trovava in coda e frammista alle varie categorie in cui si è trovato organizzato il carteggio amministrativo. Si tratta di nuclei documentari prodotti dai vari uffici comunali (quali ad esempio l'ufficio personale, l'ufficio leva, l'ufficio assistenza profughi, l'ufficio commercio, l'ufficio tecnico) e comunque afferenti alle stesse materie ed argomenti (quali esposti, indigenti inabili, formazione delle liste di leva, costruzione di strade, fognature, scuole e cimiteri e altro ancora), talvolta anche di registri (ad esempio delle vaccinazioni o dei seppellimenti), che per le loro peculiarità e le loro caratteristiche, anche quantitative, costituiscono ormai da soli una ripartizione autonoma di specifiche attività dell'ente comunale.
La descrizione inventariale delle strutture gerarchiche del complesso archivistico del Comune di Alseno ricostruite nel corso dell'intervento, compiuta sulla base dei criteri più sopra esposti, è una descrizione integrale di tutto il corpus documentario a livello diserie e sottoserie, mentre si è scelto di scendere fino alla descrizione analitica solo per alcune partizioni (quali ad esempio, la serie del "Carteggio", il subfondo "Catasto e Commissione censuaria comunale", le serie afferenti all'Ufficio tecnico ecc.). In questi casi essa si è spinta, di norma, al livello descrittivo del fascicolo o del registro, a seconda della forma in cui la documentazione si presenta, con l'unica eccezione della serie dei "Verbali di delimitazione di proprietà" della Commissione censuaria comunale, dove si è scelta come unità di descrizione l'unità di conservazione.
Si segnala che si è provveduto a sostituire tutte le unità di conservazione, cioè le buste, delle due serie del carteggio amministrativo, risalenti al riordino del 1980, e tutte quelle danneggiate. Per quelle poche più antiche, presumibilmente originarie, se n'è conservata la costa con le indicazioni del contenuto all'interno della busta nuova.

storia archivistica
La documentazione dell'archivio comunale è oggi conservata in tre stanze situate nel piano interrato dell'edificio in cui ha sede il Municipio denominate "Sala ingresso", "Sala A" e "Sala B".
L'archivio fino al 1970 è collocato per la maggior parte in scaffali, per lo più lignei, nella stanza denominata "Sala A", ulteriormente divisa nei due locali "Sala A 1" e "Sala A 2", e in minima parte nella "Sala B".
Nella "Sala A 1" è conservata anche documentazione relativa all'archivio di deposito, mentre nella "Sala A 2" è conservato il nucleo principale dell'archivio storico.
Nella stanza chiamata "Sala B", ricavata nell'anno 2006 ristrutturando una parte del piano interrato dopo che la naturale crescita e sedimentazione dell'archivio comunale aveva reso indispensabile e improrogabile l'ampliamento degli spazi ad esso adibiti e lo spostamento ad altra più idonea sede di conservazione di numerose buste, contenenti pratiche concluse e quindi non più necessarie alle esigenze correnti dell'ente dagli uffici dove erano state prodotte, si trovano le licenze e le pratiche edilizie dal 1937, dove sono state portate spostandole da una piccola stanza al secondo piano dell'edificio comunale adibita ad archivio dell'ufficio tecnico.
L'archivio nel corso degli anni ha subito diversi spostamenti seguendo i trasferimenti degli uffici municipali dalla sede originaria fino all'attuale, trovando spesso nel passato collocazioni non idonee che certamente non hanno contribuito alla conservazione ordinata delle carte.
Le più antiche attestazioni sulla struttura, l'ordinamento e la custodia dell'archivio del Comune di Alseno le troviamo nei verbali di consegna delle carte e dei mobili appartenenti alla Podesteria e al Comune di Alseno dai podestà uscenti a quelli entranti del 1824, del 1827, del 1830, del 1843 (1), del 1849 e del 1852 (2) e nei rapporti delle visite ispettive fatte dal Commissario territoriale di Borgo San Donnino all'Ufficio comunitativo il 4 dicembre 1841 e il 9 settembre 1844 (3).
Nella visita ispettiva del 1841, in particolare, si rileva che il locale nel quale è conservato l'archivio, in sé stesso idoneo alla custodia delle carte tanto antiche quanto moderne, presenta però una tale penuria di mobili da renderne praticamente impossibile l'ordinamento, tanto più che la tenuta dell'archivio da parte del segretario presenta una sostanziale trascuratezza e mancanza di precisione. Nella seconda la situazione pare essere migliorata. Il segretario ha introdotto la classificazione per materie e ha ordinato i documenti per annata, ma la buona conservazione è ancora ostacolata dalla mancanza di idonee scaffalature.
La prima notizia di un vero e proprio intervento di riordino ed inventariazione dell'archivio comunale, però, la troviamo nella relazione stilata dal "commesso" Giacomo Raffi per il Consiglio comunale in data 14 giugno 1868 (4). Egli, "dietro incombenza e assistenza del Segretario comunale", come si legge nel verbale della seduta del Consiglio comunale del 23 giugno 1868, si accinge all'ordinamento dell'archivio e alla compilazione di inventari sia per i beni mobili che per quelli immobili del Comune. Ecco la testimonianza che ci ha lasciato del proprio intervento:
"primieramente trasportai tutte le carte, libri e registri, che in malo stato giacevano in questo solaio, le ordinai, classificandole per materia, le raccomandai ad altrettanti fascicoli contenenti per la massima parte affari d'ogni quinquennio, numerizzandoli progressivamente e collocandoli in più adatto locale, venendo così a formare l'Archivio Generale degli affari dalla Costituzione de' Comuni, cioè dal 1806 al 1859. Ugual lavoro esegui rispetto a' Registri e Libri che esistevano in detto solaio in numero di 300 e più. Di seguito ordinai l'Archivio degli affari dal 1859 al 1867 col suindicato processo, impiantando per tal guisa l'Archivio dal 1859 al 1867".
A conclusione e testimonianza di questo intervento sono giunti fino a noi, tutti datati 25 maggio 1868:
- l'Inventario di tutte le carte, mobili, immobili ed attività comunali, compilato in sostituzione di "[…] un incompleto e breve Inventario di alcuni mobili compilato fin dal 1849";
- l'Inventario delle carte esistenti nell'Archivio degli affari dal 1806 al 1859;
- l'Inventario degli affari, o carte, esistenti nell'Archivio degli affari dal 1859 al 1867, con in aggiunta successiva e di altra mano l'inventario dei fascicoli dal 1868 al 1887;
- l'Inventario dei registri e volumi compilato a norma dell'articolo 111 Legge comunale (5).
Per avere ulteriori notizie sullo stato e sugli interventi eseguiti sull'archivio comunale bisogna attendere il 1898 quando, per accertare se le istruzioni emanate dal Ministero dell'interno con circolare n. 17100-2 del 1° marzo 1897 per la tenuta del protocollo e dell'archivio per gli uffici comunali (la cosiddetta "Circolare Astengo") hanno avuto completa ed esatta applicazione, la Regia prefettura di Piacenza ordina un'ispezione da parte del cavalier Giacomo Celli, archivista della Prefettura stessa. L'ispezione, eseguita il 15 maggio 1898, rileva che le istruzioni ministeriali sono state attese solo in parte, anche per la lontananza per ragioni di salute del segretario comunale, e che gli atti, soprattutto quelli degli anni passati, sono tenuti in grande disordine a causa dell'assoluta deficienza di scaffalature adatte.
Il Celli viene incaricato di impostare ed avviare il riordino dell'archivio comunale, per il quale sarà approntato un locale, dotato delle apposite scaffalature, idoneo alla sua conservazione permanente. Nell'agosto dello stesso anno, con l'aiuto del segretario comunale, egli inizia il proprio intervento. Al lavoro presenzia e coopera un impiegato comunale che secondo quanto relazionato dal Celli il 10 settembre di quello stesso anno potrà proseguire nel lavoro che è stato impostato, ma di questo, come anche dell'inventario citato nella stessa relazione, non è rimasta traccia alcuna (6). Da questo momento in poi le notizie riguardanti l'archivio evidenziano uno stato di cronico disordine che le sollecitazioni delle autorità competenti e le iniziative dell'amministrazione comunale non riescono ad arginare.
Nei carteggi scambiati tra Regia prefettura di Piacenza, Regia sottoprefettura di Fiorenzuola d'Arda e sindaco tra la fine del 1901 e la primavera del 1902 emerge come il riordino all'archivio sia operazione lunga, faticosa e quanto mai dispendiosa a causa soprattutto del disordine in cui esso si trova (7).
La deliberazione del commissario prefettizio n. 236 del 31 dicembre 1923 per commissionare al fabbricante di mobili Attilio Zagnoni di Alseno due grandi scaffali da porre nella sala delle adunanze consiliari da utilizzare per i documenti, ne rileva la necessità in relazione al fatto "che l'Archivio Comunale pel quale è adibita una sola e piccola stanza è incapace a contenere tutti i registri e le pratiche destinate a essere conservate, così che atti, libri, e incartamenti importantissimi vanno accumulandosi alla rinfusa" (8).
Negli anni dal 1925 al 1929 l'archivio viene addirittura abbandonato per mancanza del segretario titolare. Mentre successivamente la sistemazione dell'archivio, presumibilmente affidata agli impiegati comunali e al segretario comunale che spesso se ne occupano nelle ore serali, va di pari passo con la necessità di selezionare il materiale da scartare. Si hanno infatti, a partire dal 1933, pressanti sollecitazioni e richieste da parte delle competenti autorità su quali provvedimenti siano stati presi dall'amministrazione comunale riguardo l'eliminazione degli atti di scarto degli archivi a favore della Croce rossa italiana in conformità alle vigenti disposizioni (9).
Nel 1942, il podestà, scrivendo alla Regia prefettura di Piacenza, comunica che l'archivio comunale presenta una buona conservazione rilevando come "la condizione statica ed igienica del locale è ottima, perché tutto l'archivio è raccolto in un'ampia sala del seminterrato del nuovo edificio scolastico del Capoluogo ove ha sede il Municipio, e le scritture sono in buono stato di conservazione" (10). E' lecito chiedersi se conservazione corrisponda anche ad ordinamento, dato che solo poco più di un decennio più tardi, il 10 agosto 1954, Emilio Ottolenghi scrivendo al segretario comunale offre la propria disponibilità per riordinare "il vecchio archivio del Municipio d'Alseno", che il segretario ha più volte lamentato averne necessità (11). In tutti i casi dallo scambio epistolare intercorso tra la Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna e il sindaco in occasione del censimento degli archivi storici comunali nel 1957 si rileva che almeno l'archivio non ha subito danni o distruzioni per eventi bellici (12).
Nell'aprile del 1959 Ettore Falconi, direttore dell'Archivio di Stato di Piacenza, viene incaricato dalla Soprintendenza archivistica per l'Emilia e la Romagna di ispezionare l'archivio comunale di Alseno. Dalla relazione, stilata il 30 aprile 1959, e dal successivo scambio epistolare tra Soprintendenza e sindaco di Alseno risulta che molti atti sono conservati non condizionati e in modo disordinato, che l'ordine di buste e cartelle sugli scaffali non segue l'originaria successione, che gli atti anteriori al 1870, che dovrebbero a norma di legge costituire l'archivio storico, sono disordinati e non sono separati dall'archivio di deposto e che si è proceduto in "maniera abnorme" a scarti non autorizzati. In seguito a questi fatti la Giunta municipale, con deliberazione n. 111 del 6 agosto 1959, delibera di provvedere al riordino dell'archivio comunale affidandone l'esecuzione al personale comunale sotto la direzione del segretario comunale, che in questo periodo era il ragioniere Carlo Braghieri. L'intervento non deve però aver dato buoni risultati, se la lettera inviata dalla Soprintendenza al sindaco il 29 settembre 1960 in seguito all'ispezione compiuta da Corrado Pecorella, direttore dell'Archivio di Stato di Piacenza, denuncia che il riordino "non sembra essere stato condotto nella maniera più idonea. Le operazioni di ordinamento infatti, non sembrano essere consistite che nella chiusura in buste nuove di fascicoli appartenenti 'grosso modo' alla medesima categoria di classificazione, senza troppo riguardo alle date delle carte. Così più buste contenenti atti della stessa categoria partono e giungono dagli e agli stessi anni. Non sembra sia stato nemmeno fatto un esame del contenuto dei fascicoli, prima di inserirli nelle nuove buste per accertarsi della qualità del materiale di cui essi erano costituiti; e che ci si sia fidati con eccessiva noncuranza, in prevalenza delle scritte apposte sui fascicoli o sulle buste, ora fuori uso" (13).
Negli anni successivi il riordino, che continua ad essere condotto dagli impiegati comunali, procede ad intermittenza e, come risulta dai carteggi tra Soprintendenza e amministrazione comunale, viene più volte sospeso per varie ragioni (operazioni elettorali, mancanza di riscaldamento, censimento dell'agricoltura prima, della popolazione poi e addirittura per la necessità di utilizzare i locali dell'archivio come aula scolastica, dato che esso si trova, come il municipio, all'interno dell'edificio scolastico) (14).
Sta di fatto che ancora alla fine del 1963 l'archivio risulta in corso di revisione e sistemazione, anche perché nel frattempo si è deciso di costruire una nuova sede per il municipio e l'intenzione dell'amministrazione comunale è quella di rimandare ulteriori operazioni ad una data successiva al trasferimento di uffici ed archivio.
Dalle relazioni inviate da Piero Castignoli, direttore dell'Archivio di Stato di Piacenza, alla Soprintendenza in seguito alle ispezioni compiute ad Alseno nel 1965 e nel 1966 risulta che l'archivio è stato finalmente trasferito nella nuova sede municipale, quella attuale, in un ambiente idoneo nel seminterrato, ma necessita di un radicale intervento di riordino e inventariazione, per il quale viene suggerito Domenico Alfarone, impiegato di ruolo dell'Archivio di Stato di Piacenza.
L'11 dicembre 1966, con deliberazione della Giunta n. 189, il riordino dell'archivio comunale viene affidato all'Alfarone per un compenso di £. 700.000, ma la Prefettura di Piacenza, in virtù del fatto che egli è un dipendente pubblico, autorizza il lavoro solo se verrà corrisposto soltanto il normale trattamento di missione. Il 31 dicembre 1968 Domenico Alfarone rinuncia definitivamente all'incarico, che ritiene non sufficientemente remunerativo, senza peraltro averlo mai iniziato (15).
Nel marzo 1969 iniziano i rapporti con Italo Genzini, di Cremona, al quale viene affidato l'incarico di riordinare l'archivio comunale con deliberazione della Giunta n. 33 del 30 aprile 1969.
Della situazione di assoluto disordine e cattiva conservazione in cui versa l'archivio comunale in questi anni fornisce una testimonianza diretta e praticamente coeva la scheda compilata da Castignoli per la prima edizione dattiloscritta della Guida generale degli archivi storici comunali dell'Emilia-Romagna, poi aggiornata e riedita nella versione definitiva per la stampa curata da Giuseppe Rabotti nel 1991 dove segnala che "i dati presentati dalla scheda sono assolutamente parziali, suscettibili quindi di ulteriori precisazioni e completamenti", ma che i lavori di riordino dovrebbero iniziare entro il 15 gennaio 1970 (16).
Il Genzini, tuttavia, dopo aver rinviato l'inizio dei lavori, rinuncia definitivamente il 17 maggio 1970.
Il 23 ottobre 1970 il sindaco Roberto Santi scrive a Aldo (o Aldino) Mutti, di Piacenza, per comunicargli che con deliberazione n. 190 del 29 settembre 1970 gli è stato affidato il riordino dell'archivio comunale e che, insieme a Federico Rivoli può dare inizio ai lavori. Il Mutti risponde che i lavori inizieranno non prima del 31 ottobre e non dopo il 4 novembre e che il lavoro "si svolgerà quasi nel totale nelle serate e nei giorni semifestivi e festivi". Dall'ispezione di Piero Castignoli nel maggio 1971 risulta che il riordino è stato avviato ed è a buon punto di esecuzione, anche se, come emerge dallo scambio epistolare tra la Soprintendenza e il sindaco tra il settembre e il novembre del 1981, esso non venne mai ultimato. Probabilmente risale a questo intervento la proposta di scarto deliberata in data 13 settembre 1971, ma più di questo non è dato sapere (17). In tutti i casi il 7 agosto 1978 la Giunta municipale, con deliberazione n. 174, affida la riorganizzazione dell'archivio comunale a Federico Rivoli, già dipendente di ruolo dell'amministrazione provinciale di Piacenza, collocato a riposo nel 1975 con la qualifica di "archivista". La delibera verrà però annullata per illegittimità, dato che la categoria di dipendenti pubblici a cui appartiene il Rivoli non può essere assunta in altri impieghi o incarichi.
Bisognerà quindi aspettare l'inizio del 1980 perché l'archivio comunale venga finalmente riordinato e dotato di uno strumento di corredo che ne rappresenti e fotografi la sistemazione.
Con deliberazione della Giunta municipale n. 1/17 del 25 gennaio di quell'anno, infatti, il lavoro su quel "luogo di deposito di carta senza ordine alcuno" viene affidato a Luigi Maffini, che a conclusione delle operazioni correda l'archivio dell'Inventario degli atti d'archivio 1806-1968 del Comune di Alseno (manoscritto), accompagnato dalla Relazione sul riordinamento dell'archivio del Comune di Alseno (dattiloscritta).
L'inventario pur riferendosi specificamente agli atti dal 1806 al 1968 comprende anche documentazione prodotta fino al 1976 e consiste, sostanzialmente, in un elenco di consistenza topografico al livello dell'unità archivistica di condizionamento (corrispondente alla busta/faldone), in cui la documentazione è organizzata facendo precedere innanzitutto i faldoni del Carteggio in ordine di categoria di titolario, accompagnati da unità archivistiche in qualche modo attinenti alle stesse "materie", e poi posponendo alcune "serie" di cui è stata conservata l'autonomia fisica (sostanzialmente gli atti deliberativi del Comune, gli atti di Stato Civile, i registri di contabilità e gli archivi aggregati fino ad allora riconosciuti). Di ogni unità di condizionamento fornisce un numero di corda per serie, una descrizione molto sommaria del contenuto, gli estremi cronologici iniziali e finali e la posizione per scaffale numerato, a cui in buona parte corrisponde ancora quella attuale.
La scelta di non costituire una sezione separata per il materiale precedente all'ultimo quarantennio, ma di trattare buona parte del materiale come se fosse già parte integrante dell'archivio storico viene motivata dal Maffini con lo scopo di evitare "che la documentazione più recente subisca scarti indiscriminati".
La relazione rende conto della situazione preesistente e dei criteri adottati dal Maffini per il riordino, l'inventariazione e per impedire che il lavoro effettuato possa venire stravolto "da quello stesso personale che fino ad allora si era limitato ad ammucchiare il materiale".
In essa il Maffini descrive la struttura dell'archivio successiva al proprio intervento in questo modo:
- serie chiuse, dove non si aggiungono e non si tolgono più documenti, con pezzi numerati e numerazione definitiva (catasto preunitario; registri scolastici; esposti; Congregazione di carità; ECA; ONMI; giornali di cassa poi registri dei mandati; registri copia reversali; libri mastri; carteggio prima del 1969;
- serie in continuazione (carteggio dopo il 1969; registri di protocollo; Consiglio comunale; Giunta municipale e podestà; registri di stato civile; giornali-mastri; bilanci di previsione; conti consuntivi; ruoli delle tasse comunali; liste di leva; Giudice conciliatore; censimenti; vaccinazioni; spedalità; registri delle carte d'identità; registri dei passaporti; contratti; concorsi; gasdotto; acquedotto; piani di fabbricazione e lottizzazioni; registri diversi;
- serie aperte, che ogni anno ricevono nuovo materiale, ma che dopo il periodo di tempo prescritto per legge, può essere scartato, di cui non viene redatto l'inventario.
Un nuovo intervento sull'archivio, affidato con deliberazione della Giunta municipale n. 616 del 3 dicembre 1993 a Primina Arbasi, sarà portato a termine nel 1994 con la redazione del Repertorio di consistenza. Carteggio e registri. Anni 1969-1994 consistente in un elenco topografico ricognitivo dell'archivio di deposito sito nei locali a fianco dell'archivio storico (oggi "Sala A 1"), diretto all'elencazione di tutte le unità non comprese nell'inventario del Maffini e di quelle successivamente sedimentatesi.
Anche nel corso di quest'ultimo lavoro, come già aveva fatto il Maffini precedentemente, sono state praticate le necessarie operazioni di selezione e scarto sulla documentazione non destinata alla conservazione permanente.
Ultimo intervento in ordine di tempo quello ultimato da Paola Evangelista e da Elena Nironi (18) nel settembre del 2011, reso necessario sia dal lungo periodo di tempo intercorso dal precedente che dal trasferimento, effettuato nel 2006, di materiale dagli uffici comunali alla "Stanza B" dell'archivio.
Esso consiste nella ricognizione analitica di tutta la documentazione conservata nelle stanze dell'archivio denominate "Sala ingresso", "Sala A 1" e "Sala B", nella selezione e scarto di tutta quella documentazione per la quale fossero nel frattempo scaduti i termini di conservazione e nella produzione di un Elenco di Consistenza Topografico realizzato in modalità tabella di Word, ma riportato anche su un foglio dati Excel per permettere sia molteplici ordinamenti delle informazioni, sia l'approccio da parte di utenti con differenti tipologie di competenza. Questo elenco include documentazione ascrivibile ad un arco cronologico compreso tra l'anno 1806 e l'anno 2005, che in parte rientra tra quella già consolidata nell'archivio storico e inventariata dal Maffini (escludendone il nucleo conservato nella "Sala A 1"), in parte risulta compresa nel repertorio stilato dall'Arbasi, in parte, invece, è stata prodotta o acquisita dal Comune di Alseno dopo il 1994 e prima d'ora non è stata dotata di nessuno strumento di corredo. Tra questo materiale ne è stata rilevata una porzione, anche molto antica, cronologicamente afferente all'archivio storico ma non contemplata dal Maffini nel suo inventario del 1980.
Su questa situazione, negli anni 2011-2013, si è inserito il presente intervento di riordino e di inventariazione analitica della documentazione archivistica dell'Archivio storico comunale di Alseno e degli archivi ad esso aggregati promosso dall'Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna - Soprintendenza per i beni librari e documentari, che ha portato alla ricostruzione per quanto possibile dell'unitarietà e dell'ordinamento originario delle serie documentarie e la loro descrizione nel rispetto degli standards internazionali di descrizione archivistica ISAD (G) e ISAAR (CPF). Al termine di queste operazioni si è infine proceduto all'ordinata collocazione della documentazione negli spazi e sugli scaffali predisposti dall'ente conservatore, e all'etichettatura delle unità di conservazione.

(1) Carteggio 1806-1895, Categoria I. Amministrazione, b. 2, fasc. 3.
(2) Inventari dei beni di proprietà comunale, b. 1.
(3) Carteggio 1806-1895, Categoria I. Amministrazione, b. 3, fasc. 1.
(4) Carteggio 1806-1895, Categoria I. Amministrazione, b. 5, fasc. 1.
(5) Inventari dei beni di proprietà comunale, b. 1.
(6) La corrispondenza relativa all'intervento dell'archivista Celli è conservata nel Carteggio 1806-1897, Categoria I. Amministrazione, b. 1. fasc. 8.
(7) Carteggio 1806-1895, Categoria I. Amministrazione, b. 2, fasc. 8. Dalla corrispondenza emerge anche come l'amministrazione abbia già preso impegni per l'incarico del riordino con Giacomo Raffi.
(8) Carteggio 1806-1895, Categoria I. Amministrazione, b. 0, fasc. 14.
(9) Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 12, fasc. 2 e fasc. 14.
(10) Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 15, fasc. 2.
(11) Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 18, fasc. 9.
(12) Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 19, fasc. 10.
(13) Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 20, fasc. 2.
(14) Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 20, fasc. 21.
(15) Da qui in poi le notizie relative all'archivio dal 1965 al 1970 sono conservate nel Carteggio 1896-1870, Categoria I. Amministrazione, b. 23, fasc. 2.
(16) Cfr.: Archivi storici in Emilia-Romagna. Guida generale degli archivi storici comunali, a cura di G. RABOTTI, Bologna 1991 (Emilia Romagna Biblioteche Archivi, 19), p. 565.
(17) Questa documentazione è custodita insieme ad altra relativa all'Archivio comunale fino ai giorni nostri nella busta denominata "Archivio. Mezzi di corredo", che è conservata presso la Biblioteca comunale.
(18) Affidato a quest'ultima con determinazione del Servizio Affari generali, Ufficio Istruzione, Cultura - Biblioteca, n. 631 del 30 dicembre 2006.

strumenti di ricerca
- Giacomo Raffi, Inventario delle carte esistenti nell'Archivio degli affari dal 1806 al 1859, manoscritto, 25 maggio 1868;
- Giacomo Raffi, Inventario degli affari, o carte, esistenti nell'Archivio degli affari dal 1859 al 1867 (con inventario dei fascicoli dal 1868 al 1887, successivo e di altra mano), manoscritto, 25 maggio 1868;
- Giacomo Raffi, Inventario dei registri e volumi compilato a norma dell'articolo 111 Legge comunale, manoscritto, 25 maggio 1868;
- Luigi Maffini, Relazione sul riordinamento dell'archivio del Comune di Alseno, dattiloscritto, 1980;
- Luigi Maffini, Inventario degli atti d'archivio 1806-1968 del Comune di Alseno, manoscritto, 1980;
- Primina Arbasi, Repertorio di consistenza. Carteggio e registri. Anni 1969-1994, dattiloscritto, 1994;
- Paola Evangelista, Elena Nironi, Elenco di Consistenza Topografico, dattiloscritto, 2011 (disponibile in formato Word/Excel).

bibliografia
Lorenzo Molossi, Vocabolario topografico dei Ducati di Parma, Piacenza e Guastalla, Parma, Tipografia Ducale, 1832-1834, pp. 5-6; pp. 75-76; pp. 87-88; p. 119; pp. 199-200
Alle voci "Alseno", "Castelnovo dei Terzi", "Chiaravalle della Colomba", "Cortina" e "Lusurasco di Castelnovo".
Emilio Ottolenghi, Notizie storiche di Fiorenzuola e dintorni, Fiorenzuola d'Arda, Tipografia di Giuseppe Pennaroli, 1903
Riedizione anastatica, Atesa editrice, Bologna 1974.
Emilio Ottolenghi, Memorie storiche intorno al Comune di Alseno. Omaggio al Comune, manoscritto, 1910
Manoscritto autografo datato 17 dicembre 1910.
Guglielmo Bertuzzi, Alseno nel suo castello e nelle sue memorie, Fiorenzuola d'Arda, Tipografia Fratelli Malvezzi, 1925
Archivi storici in Emilia-Romagna. Guida generale degli archivi storici comunali, a cura di Giuseppe Rabotti, Bologna, Edizioni Analisi, 1991, pp. 563-565
http://online.ibc.regione.emilia-romagna.it/I/libri/pdf/archivi_storici_er.pdf
Tiziano Camoni - Sergio Zagnoni, Alseno. Vita paesana dal dopoguerra ad oggi, Piacenza, Grafiche Lama, 2006


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