Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La documentazione è costituita dai verbali del Consiglio, che sono in parte scritti su registri, in parte conservati in forma sciolta all'interno di fascicoli.

In particolare, fino all'anno 1965 i verbali delle riunioni del Consiglio direttivo della società erano trascritti in appositi registri, mentre dalla fine del 1965 le verbalizzazioni furono redatte su fascicoli, che sono poi stati condizionati in busta. E' importante sottolineare, inoltre, che il registro relativo ai verbali degli anni 1950-1951 è stato utilizzato anche per la trascrizione dei verbali delle assemblee dei soci della società.

I temi principali oggetto di discussione da parte del consiglio sono l'organizzazione dei corsi mascherati e delle iniziative benefiche (quali il pranzo per i poveri e la consegna di sportine piene di viveri a bisognosi della città), l'approvazione del bilancio economico della società, l'accettazione di nuovi soci, i ringraziamenti da inviare per le elargizioni ricevute, le cene e le gite sociali. I verbali sono firmati dal presidente e dal segretario. Le sedute sono numerate progressivamente e la numerazione riparte da 1 al momento dell'instaurazione di un nuovo consiglio. Nei fascicoli sono conservati, oltre ai verbali delle sedute, anche il rendiconto finanziario dell'anno sociale, la relazione del Collegio dei sindaci revisori riguardo all'anno sociale e note e appunti relativi agli impegni della società.

criteri di ordinamento
La maggior parte dei registri riporta nel foglio di guardia anteriore, o sul retro della coperta anteriore, un numero progressivo (riportato in segnatura originale); riguardo al titolo è stato riportato quello presente sulla coperta anteriore o, se poco significativo, quello sul dorso. In alcuni casi, uno stesso verbale è trascritto in parte in un registro e in parte nel registro successivo; per tale ragione l'estremo cronologico finale coincide con quello inziale del registro successivo.

incrementi previsti
Si prevede un incremento di un fascicolo ogni anno.

informazioni sul contesto di produzione
Il Consiglio direttivo è formato da consiglieri, il cui numero varia nel corso degli anni, pur non essendo mai inferiore a nove; l'articolo 9 dello statuto del 2009 stabilisce che il Consiglio deve essere composto da un minimo di nove ad un massimo di tredici consiglieri, eletti nelle elezioni sociali, a seguito dell'assemblea generale ordinaria dei soci. Il Consiglio si rinnova per metà ogni anno, le cariche sono quelle di Presidente, Vice Presidente, Segretario, Cassiere-economo. Il Presidente è il rappresentante sociale e legale della società, rimane in carica due anni ed è rieleggibile, ad esso sono accordati ampi poteri che può delegare ad altri membri del Consiglio (ad esempio la tenuta dei libri di prima nota e di cassa è affidata al Cassiere-economo). Il Vice Presidente è colui che fa le veci del Presidente in sua assenza; il Segretario è colui che si occupa del tesseramento dei soci, della tenuta della corrispondenza e della gestione dell'archivio; il Cassiere-economo si occupa degli aspetti amministrativi e contabili della società. Ad ognuno degli altri consiglieri sono affidati compiti specifici quali, ad esempio, l'organizzazione delle gite sociali, la gestione della cucina in occasione di cene e feste, l'accompagnamento delle maschere il giorno di Giovedì grasso e nelle altre uscite pubbliche.
Il Consiglio si riunisce tutte le volte che lo ritiene necessario, ma la seduta è valida soltanto con la presenza della maggioranza più uno dei consiglieri in carica. Qualora lo ritenga opportuno, in modo particolare in caso di manifestazioni, il Consiglio ha la facoltà di nominare consiglieri aggiunti, i quali possono intervenire alle sedute del Consiglio, ma non hanno diritto di voto.


codice interno: 433 - 001.002