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Per il periodo seguente invece, a seguito dell'intervento del Vice Prefetto di Rimini che, con lettera protocollata a San Leo il 15 aprile 1811, a causa di problemi insorti relativamente agli atti consiliari, ingiunge per ordine del Prefetto che il comune di San Leo si provveda di un registro con carte numerate su cui verbalizzare le sedute consiliari.
La determinazione che ne segue è quella di acquistare immediatamente un registro e servirsene col primo consiglio seguente.
Il registro in oggetto è quello che a tutt'oggi si conserva, qui riordinato ed inventariato, con estremo cronologico iniziale 22 aprile 1811.

informazioni sul contesto di produzione
Il particolarismo delle procedure di convocazione e tenuta delle assemblee deliberative delle comunità di Antico Regime viene superato con l'applicazione della normativa esplicata negli articoli 21 - 27 della legge 8 giugno 1805.
Era stabilito che l'avviso di convocazione del consiglio, riportante i punti all'ordine del giorno, fosse affisso in luogo pubblico un congruo lasso di tempo prima e che i consiglieri fossero personalmente e singolarmente convocati con biglietto d'invito.
Nel rispetto della tradizione di ciascuna comunità, la convocazione ultima avveniva al suono della campana pubblica e/o del tamburo, così come stabilito dalla locale antica consuetudine.
Quando San Leo fu promosso a comune di 2a. classe, la seduta consiliare avveniva alla presenza del delegato del vice prefetto, di volta in volta nominato fra i maggiorenti del comune da dispaccio vice prefettizio, alla presenza invece del facente funzioni di Cancelliere del Censo quando era classificato comune di 3a.
Vi interveniva poi l'esecutivo, detto Municipalità, composta nel comune di 2a. classe da un podestà e 4 savi, in quello di 3a. dal sindaco e da due anziani.
Le sedute ordinarie erano due all'anno: la prima a gennaio o febbraio e la seconda a settembre o ottobre; le sedute straordinarie erano invece convocate su invito del vice prefetto.
In quella che era la prima seduta ordinaria dell'anno, in ottemperanza all'art. 24, veniva esaminato ed approvato il consuntivo dell'anno precedente, veniva inoltre nominato il presidente del consiglio ed il segretario dello stesso, che era altro dal segretario municipale; mentre nella seduta ordinaria di settembre, si procedeva alla nomina degli amministratori comunali che scadevano, si determinavano spese e tasse per l'anno successivo, veniva cioè approvato il preventivo ed erano nominati i revisori dei conti dell'anno in corso, nominati in seno al Consiglio in conformità all'art. 31 della legge 24 luglio 1802.
Nell'eventualità che alla seduta consiliare mancassero presidente del consiglio e/o segretario, gli stessi venivano surrogati con nomine provvisorie ad opera del podestà.
Le deliberazioni erano prese collegialmente dal Consiglio Comunale in cui doveva essere intervenuto almeno un terzo degli aventi diritto e le votazioni erano a scrutinio segreto.
La verbalizzazione delle sedute prevedeva la trascrizione dei punti all'ordine del giorno, numerati progressivamente, dopo di che avveniva la trascrizione della formula della aggregazione del Consiglio in cui sono dichiarate le modalità, l'appello dei consiglieri e la trascrizione del nome degli intervenuti, secondo l'ordine che vedeva al primo posto il delegato del vice prefetto, poi il podestà, i due savi ed i consiglieri, quando San Leo fu comune di 2a. classe (1811-1814), il facente funzioni di Cancelliere del Censo, il sindaco, i due anziani ed i consiglieri, nel periodo precedente in cui era comune di 3a. classe.
Da indicazioni interne alla documentazione, sembra che, per il periodo 1808 apr. - 1810 dic., in cui San Leo fu comune di 3a. classe nel Dipartimento del Metauro, i verbali dei consigli fossero compilati non su registro ma su fascicoli, spesso legati con corrispondenza e/o altro materiale documentario, per essere trasmessi all'autorità superiore competente, nello specifico il Vice Prefetto d'Urbino.
Relativamente a questo tipo di stesura dei verbali delle sedute consiliari su carte sciolte e/o fascicoli, c'è l'intervento del Vice Prefetto di Rimini che, con lettera protocollata a San Leo il 15 aprile 1811, a causa di problemi insorti relativamente agli atti consiliari, ingiunge per ordine del Prefetto, che il comune di San Leo si provveda di un registro con carte numerate su cui verbalizzare le sedute consiliari.
Si continuano tuttavia a trasmettere al Vice Prefetto gli estratti dei consigli tenuti e si domandano contemporaneamente le autorizzazioni a convocare quelli seguenti, come alla lettera del podestà di San Leo del 13 agosto 1811.


codice interno: 485 - 001.002.001