Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
La documentazione presentava, già al primo sopralluogo, una "sicura" organizzazione delle carte e questo ha permesso che i numerosi materiali "sparsi" si potessero riorganizzare con una certa sicurezza. I fascicoli esistenti, conservati nella loro forma originaria, hanno consentito di individuare il metodo di archiviazione seguito dall'Ente, prevalentemente cronologico e per argomento, e hanno consentito di  organizzare i materiali disordinati. Molte buste sono state sostituite perché inutilizzabili e in questo caso è stata riprodotta la dicitura originale. Più complessa la situazione dei registri che non sempre esplicitavano la serie di riferimento o venivano indicati con diciture diverse a seconda dei periodi storici pur indicando una stessa competenza dell'Ente.

storia archivistica
L'archivio ha subito numerosi spostamenti dovuti alle frequenti riorganizzazioni dell'Istituto (la semplice necessità di aumentare il numero delle aule per i ragazzi o al contrario la riduzione del numero degli ospiti con conseguente aumento della superficie concessa in affitto al Comune), delle quali non sempre è rimasta traccia. Un serio problema si è verificato negli anni 2002-2003, in occasione di un importante intervento di restauro del palazzo, con spostamento della sede dell'Istituto dal 2° al 3° piano dello stabile Santa Margherita. In quella circostanza la necessità di spostare i documenti da una stanza ad un'altra per il rifacimento di pavimenti e la tinteggiatura delle pareti, ha fatto sì che alcune buste, già in cattivo stato di conservazione, si siano rotte con la conseguente la perdita della configurazione originale di numerosi fascicoli. Prima del presente intervento, l'archivio non è mai stato oggetto di riordino o inventariazione e non esistono strumenti di corredo.

condizioni che regolano l'accesso
Numerose serie non possono essere liberamente consultate poichè si tratta di fascicoli nominativi contenenti dati che vanno sottratti alla consultazione. Per lo più, la documentazione che va sotto il nome di "Atti" o "Corrispondenza" è in buono stato e a disposizione degli studiosi, previa verifica dell'archivista e/o del responsabile dell'archivio.


codice interno: 131 - 001