La serie comprende le minute dei board meetings, ovvero le riunioni dei rappresentanti delle università membri dell'Ilaud durante gli incontri che vengono fatti due volte l'anno. Il primo incontro si tiene tra gennaio e aprile e, a partire dall'inizio degli anni Ottanta, coincide con il seminario di primavera; in questa occasione vengono decise questioni di natura prevalentemente pratica e logistica legate all'organizzazione del corso. Il secondo incontro, invece, si svolge al termine del corso residenziale, generalmente nel mese di ottobre, ed è una sorta di bilancio di quanto accaduto durante il corso appena concluso.
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E' importante sottolineare che i partecipanti ai meeting sono i rappresentanti delle università che fanno parte dell'Ilaud, i quali possono anche non essere i docenti dei corsi. Oltre alle minute si conservano anche lettere spedite da Giancarlo De Carlo ai membri dello staff permanente in relazione a diverse questioni quali, ad esempio, l'organizzazione e il resoconto del meeting stesso, i temi di discussione e il calendario del corso dell'anno successivo. Per ogni meeting viene specificato quando e dove si è svolto, chi sono i partecipanti e quali gli argomenti di discussione. Il primo meeting si è svolto nei giorni 12 e 13 aprile 1976 a Milano ed erano presenti, oltre agli architetti Giancarlo De Carlo e Connie Occhialini, i tre assistenti professori Gaddo Morpurgo, Daniele Pini e Antonio Vecchi e i rappresentanti delle università che avevano aderito all'Ilaud, ovvero Barcellona, Lovanio, Mit, Oslo, Zurigo, Edimburgo e Lubiana; in quell'occasione si sono decise la struttura e l'organizzazione delle attività proprie dell'Ilaud, quali la suddivisione dei lavori annuali in corsi residenziali e attività permanenti.
criteri di ordinamento I documenti erano conservati in ordine cronologico all'interno di una busta riportante sul dorso il titolo originale, ora sostituita per motivi di conservazione. I documenti sono stati fascicolati per anno e condizionati all'interno di camicie e di una busta adatte alla conservazione a lungo termine.