Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Per quanto concerne le unità archivistiche relative alla corrispondenza ricevuta dagli Estensi (in originale), ciascun fascicolo raccoglie le lettere inviate da uno stesso mittente a uno o più esponenti della famiglia. In quest'ultimo caso il fascicolo si presenta articolato in tanti sottofascicoli, quanti sono i destinatari. Un caso a parte è rappresentato dalle lettere in originale inviate da papi e cardinali agli Estensi, le quali sono organizzate in fascicoli, uno per ciascun mittente, ma non in sottofascicoli relativi ai singoli destinatari; tali lettere risultano archiviate assieme a minute di lettere inviate da esponenti di casa d'Este a pontefici e alti prelati.

Per quanto riguarda invece le unità archivistiche relative alla corrispondenza prodotta dagli Estensi (in minuta), ciascun fascicolo raccoglie tutte le minute delle lettere spedite a costoro in un certo arco temporale, senza distinzione dei destinatari; tali minute risultano attualmente prive di ordinamento.

criteri di ordinamento
Del fondo Carteggi con principi esteri esisteva fino a oggi un inventario a disposizione nella sala studio dell'Archivio di Stato di Modena, presumibilmente redatto nel 1960, suddiviso nei volumi dattiloscritti contrassegnati con i nn. 34, 35, 36.
Il progetto di recupero di questo strumento è andato al di là delle prime aspettative: la realizzazione non è consistita, infatti, in una semplice digitalizzazione di dati. L'inventario dattiloscritto dal quale desumere le informazioni presentava, infatti, una descrizione delle unità archivistiche estremamente disomogenea, con fascicoli descritti analiticamente (riportanti il nome dei destinatari e dei mittenti delle lettere in essi contenute, gli estremi cronologici resi con l'indicazione anche del mese e del giorno, il numero delle lettere presenti) e fascicoli, invece, inventariati solo sommariamente. Per quanto riguardava i fascicoli delle minute, la descrizione diventava ancor più succinta, riducendosi alla semplice indicazione del numero della busta che li conteneva. Questa descrizione inventariale e la constatazione che una parte della documentazione (minute) non risultava riordinata, ha indotto a ritenere che si trattasse di un lavoro incompleto.
Di fronte a questo stato di cose le operazioni condotte in occasione dell'attuale intervento sono quindi consistite non solo nell'informatizzare i dati ricavati dall'inventario dattiloscritto (come previsto nel progetto iniziale), ma anche nel verificare, correggere e integrare tali informazioni, nonché nel riordinare la documentazione trovata spesso in disordine all'interno dei singoli fascicoli. Da quest'ultimo intervento di riordino sono state escluse, al momento, tutte le serie costituite da minute.
Va evidenziato, inoltre, che modificazioni rispetto all'inventario dattiloscritto sono state apportate solo se non alteravano l'organizzazione conferita al materiale durante il precedente intervento, soprattutto riguardo le segnature già attribuite ai contenitori d'archivio.
Da ultimo si sottolinea che i toponimi presenti nella descrizione inventariale sono stati desunti dai documenti e sono stati riportati nella forma in cui sono stati rinvenuti nell'inventario del 1960.

Il presente inventario descrive dunque un lavoro ancora in corso. Le descrizione presentate dovranno infatti confluire in una struttura più ampia che annoveri anche le altre parti dell'Archivio segreto estense.

bibliografia
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codice interno: 900 - 001