Il carteggio amministrativo relativo agli anni dal 1804 al 1838 risulta organizzato in sottoserie costituite da fascicoli annuali contenenti la corrispondenza della Municipalità, poi Comunità di S. Maria in Dono. La documentazione presenta una lacuna tra il 1818 ed il 1826 (1).
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Le sottoserie sono le seguenti: - Stampe - Amministratori ed impiegati - Annona - Beneficenza - Censo e tasse - Contabilità - Giustizia - Istruzione - Militari - Miscellanea - Polizia - Rapporti politici - Risaie e agricoltura - Sanità - Strade e lavori pubblici - Stato civile
Note 1) Nella scheda relativa all'Archivio di Bentivoglio presente nel volume "Archivi storici in Emilia Romagna: guida generale degli archivi storici comunali" Giuseppe Rabotti rileva la lacuna della documentazione aggiungendo che in tal pariodo (1818-1827) la Comunità di Santa Maria in Duno era appodiata del Comune di San Giorgio di Piano. In realtà esaminando il motu proprio di Papa Pio VII del 6 luglio 1816 la Comunità di Santa Maria in Dono (così si legge nel testo) viene indicata come sede di residenza di Governatore. Risulterà sotto la giurisdizione della Podesteria di San Giorgio solo in seguito all'emanazione del motu proprio di Papa Leone XII del 21 dicembre 1827
criteri di ordinamento Il carteggio è strutturato a serie aperta e il materiale è suddiviso in sottoserie, una per ogni argomento. L'ordinamento di tale nucleo documentario non è stato oggetto di modifiche nel presente intervento: si è ritenuto opportuno infatti non modificare l'organizzazione in sottoserie della documentazione ritenendo l'ordinamento attuale, frutto di un intervento di riordino novecentesco, la soluzione migliore per rendere la documentazione fruibile per la ricerca (originariamente i documenti presentano solo la numerazione di protocollo senza nessun indice di classificazione)