Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La documentazione si presenta poco organica e scarsamente integra ad eccezione dei registri di Anagrafe; anche i registri di Protocollo della corrispondenza sono assenti per il periodo antecedente al 1917 e delle mappe catastali del XIX secolo di cui se ne contano 8 fogli.
La perdita totale, ad eccezione di poche buste, del carteggio amministrativo Ottocentesco, non consente una completa ricostruzione dell'attività amministrativa del Comune di Monchio per quel periodo. Non è possibile affermare con certezza quando e come si sia dispersa la documentazione ottocentesca; probabilmente, la perdita è attribuibile ai numerosi traslochi che l'archivio a subito dagli anni Sessanta del Novecento fino a tempi recenti.
L'Archivio comunale, che segue parallelamente l'evoluzione politico-istituzionale dello Stato, rappresenta un elemento di continuità per la storia dell'amministrazione locale nei suoi intrecci tra le istituzioni che operano nel territorio. Le serie documentarie che lo costituiscono sono le seguenti: deliberazioni del Consiglio comunale, della Giunta municipale e del Podestà, carteggio amministrativo classificato, registri di protocollo della corrispondenza, catasto, brogliacci delle sedute di Giunta e del Consiglio, registri degli amministratori, registri dei certificati rilasciati dal podestà, registri del personale, registri delle vaccinazioni, registri del bestiame.
Alla contabilità afferiscono le seguenti serie: bilanci preventivi, conti consuntivi, libri mastri, ruoli dei tributi comunali, ruoli di riscossione della tassa sul bestiame, ruoli stradali, ruoli diversi, registri delle riscossioni.
Seguono le serie: inventari dei beni comunali, registri elettorali, liste elettorali, verbali della Commissione elettorale comunale, protesti cambiari, registri della leva, sussidi, orfani di guerra, registri dei veicoli a trazione animale, deliberazioni della Commissione comunale per la disciplina del commercio fisso e ambulante, registri dei pubblici esercizi.
Consistente il numero di serie riconducibili all'anagrafe e allo stato civile: registri delle nascite, delle morti, dei matrimoni e di cittadinanza, indici decennali, registri del movimento mensile della popolazione, regitri delle pratiche di immigrazione e di emigrazione, registri delle dichiarazioni per stabilimento e trasferimento di residenza, registri delle denunce di matrimoni religiosi tra persone già unite da vincolo civile.
Infine sono presenti i registri dei passaporti, delle carte d'identità e dei mestieri girovaghi.

criteri di ordinamento
L'intervento di riordino archivistico ha comportato la ricostruzione delle serie; come criterio metodologico di fondo si è scelto di rispettare l'ordine di raggruppamento all'interno dei fascicoli e delle buste, provvedendo, ove necessario, a ripristinare l'ordine cronologico delle carte all'interno dei fascicoli, nel rispetto dell'originaria suddivisione.
Il riordino è consistito nel prendere visione del materiale contenuto nelle buste e nei fascicoli, categoria per categoria, procedendo alla stesura di schede cartacee prima, informatizzate successivamente, per ciascun fascicolo indicandone sinteticamente i contenuti (affari o pratiche) e gli estremi cronologici.
Sulla base del lavoro analitico, si è proceduto al ripristino delle serie originarie, rinumerando in ordine progressivo le buste di ciascuna serie.

storia archivistica
Le fonti di studio per la ricostruzione della vicenda storica ed archivistica occorsa all'Archivio si evincono dalle stesse carte conservate; nulla di certo si può affermare sull'esistenza di un archivio comunitativo antecedente al XIX secolo. 
L'Archivio ha subito nel corso degli anni innumerevoli traslochi e spostamenti, non sempre autorizzati; oggi, trova la sua collocazione in locali ubicati all'ultimo piano della sede municipale, restaurati nel 2008.
Non sono stati rinvenuti strumenti di corredo inventariale precedenti. Il primo intervento di riordino e descrizione archivistica è stato realizzato nel 2009.
In generale, si può affermare che la serie del carteggio amministrativo, dal Novecento in avanti, presenta una struttura ed un'organizzazione interna articolata e classificata abbastanza correttamente; le carte, prodotte e ricevute, sono state raggruppate per categorie all'interno delle buste con una certa regolarità; all'occorrenza è stato fatto ricorso anche ad appositi sottofascicoli come unità di condizionamento e di descrizione documentaria, almeno fino al primo quarto del Novecento.
Il presente inventario, risultato dell'intervento di riordino realizzato nel 2009, offre agli utenti una chiave di accesso alle fonti documentarie.


codice interno: 974 - 001