Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Si è scelto di creare un unico fondo suddiviso in due subfondi relativi all'attività professionale e alla sfera personale di Defez e Caruso poiché tracce di una storia conservativa comune sono state individuate nella grafia, riconducibile ad Ada Defez, presente sui contenitori originari in cui era riposta la documentazione. L'architetto Defez sopravvisse di molti anni al marito, per questa ragione sono presenti in maggior misura nel fondo documenti riconducibili alla sua attività professionale e sfera personale.
Ciascun subfondo è stato suddiviso in serie che riflettono la natura della documentazione presente all'interno dello stesso. Alcune delle serie (Progetti, Carriera, Carte Personali, Convegni ed Elenchi descrittivi dell'archivio) ricorrono in entrambi i subfondi. Nel subfondo di Caruso è presente una serie che riunisce saggi e articoli scritti da lui per differenti pubblicazioni di settore (Pubblicazioni).

criteri di ordinamento
La prima fase di lavoro è consistita in una ricognizione di tutto il materiale documentario che costituisce l'archivio, attraverso la redazione di elenchi dello stesso.
Si è potuto, così, constatare che la documentazione si trovava suddivisa in due grandi tipologie documentarie: una parte conservata in busta (afferente alla documentazione di tipo progettuale, amministrativo e personale) posta all'interno di contenitori sui cui dorsi erano apposte indicazioni manoscritte riconducibili alla grafia di Ada Defez (di cui si è tenuto traccia attraverso la trascrizione della segnatura originaria); una seconda parte conservata in rotoli (afferente agli elaborati grafici dei progetti), che presentava in misura minore indicazioni manoscritte sui contenitori originari.
Un'altra suddivisione individuata sin dalle origini (nella sola documentazione conservata in busta) è quella tra la documentazione relativa all'attività di Ada Defez e quella afferente a Vittorio Caruso: distinta da quella della moglie dalla sigla "VICA" apposta sui contenitori originari (di cui si è tenuto traccia tramite la trascrizione della segnatura originaria). Gli elaborati grafici sono attribuibili per la maggior parte ad Ada Defez, i pochi progetti riconducibili a Vittorio Caruso erano conservati insieme a quelli della moglie, senza particolare distinzione.
Si è anche appurato che: la sola documentazione in busta avesse un parziale ordinamento di tipo cronologico, basato su una suddivisione riportata dallo stesso soggetto produttore sui dorsi dei contenitori, nonché all'interno di elenchi descrittivi dell'archivio (che si sono rivelati parziali) giunti insieme al fondo, redatti dagli stessi Defez e Caruso.
Pertanto, si è stabilito di effettuare un riordino e ricondizionamento delle unità archivistiche (che erano poste all'interno di contenitori non idonei alla conservazione permanente), riunificando ove necessario i documenti formanti ciascun progetto o pratica originariamente collocati separatamente, riunendo la documentazione in ordine cronologico, seguendo il precipitato delle carte secondo il metodo storico. Si è, inoltre, stabilito di effettuare il ricondizionamento del materiale fotografico (positivi e negativi) presente all'interno di contenitori appositi, poi ricollocati nel fascicolo di appartenenza, ma non di effettuarne la cartulazione sul retro, dopo aver verificato sia il contenuto di documentazione e studio degli esemplari (spesso si tratta di riproduzioni su carta fotografica di progetti), che l'impossibilità di apporre segni sul retro in alcuni casi.
Per quanto riguarda la serie "Progetti" questa è stata suddivisa per unità progettuali, a loro volta poste in ordine cronologico (per data di inizio del progetto).
Le altre serie sono stati suddivise per fascicoli, posti, anch'essi, in ordine cronologico.
Nelle schede di unità è stata, inoltre, indicata una segnatura corrente formata da sigle corrispondenti alla posizione fisica dei documenti utili al reperimento degli stessi (per esempio busta 1, fascicolo 1 o tubo 2, rotolo 4), insieme alla segnatura originaria (ove presente).

storia archivistica
Il fondo fu donato dagli eredi al Comune di Modena nel 2007 (vedi DG n. 247 del 08.05.2007), insieme a un piccolo fondo librario costituto da monografie e fascicoli di periodici.
Nel febbraio 2025 è stata è effettuata dagli eredi un'integrazione alla donazione costituita da alcuni fascicoli e tavole di progetto.
Tra il 2009 e il 2010 una prima ricognizione, effettuata da personale interno alla Biblioteca Poletti, portò alla redazione di un elenco di consistenza della sola documentazione in busta.
Nel 2013 il fondo è stato oggetto di rilevamento nell'ambito del progetto “Censimento degli archivi femminili della provincia di Modena”, con relativa scheda SIUSA redatta da Sara Verrini (2014).
Nel maggio 2022 Open Group fu incaricata di completare la ricognizione della documentazione conservata in tubo (di cui è stato redatto un elenco di consistenza) e in seguito, nell'autunno 2022, di procedere al riordino del fondo e alla redazione dell'inventario.

bibliografia
Sintini, Matteo, Architettura Emilia Romagna: Modena, Genova, Sagep, 2023

Città e architetture: il Novecento a Modena, a cura di Bulgarelli, Vanni e Mazzieri, Catia, Modena, Panini, 2012


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