Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Archivi ER è infatti l'infrastruttura che supporta gli interventi relativi al censimento degli enti conservatori, e, in particolare attraverso la piattaforma IBC-xDams, alla creazione e gestione delle descrizioni archivistiche e alla loro pubblicazione on line sul portale. Oltre ad essere utilizzato per gli interventi di inventariazione previsti nella programmazione regionale ex L.R. 18/2000, IBC-xDams è messo a disposizione di altri soggetti per interventi da loro promossi nell'ambito di iniziative coerenti con le finalità del portale e dotate dei necessari requisiti tecnico-scientifici.

L'interoperabilità con altri sistemi informativi, favorendo la consultabilità delle basi dati archivistiche pubblicate anche nel contesto di risorse informative online relative ad altre tipologie di beni culturali, garantisce alla comunità regionale un'infrastruttura che, sul piano tecnologico, supporta occasioni di collaborazione, opportunità per la circolazione di strumenti e conoscenze tecniche e per la disseminazione di informazioni, in una logica di sistema tra attori pubblici e privati.

L'infrastruttura informatica scelta per la realizzazione di Archivi ER è stata sviluppata secondo una logica tesa a facilitare lo scambio di dati e l'interoperabilità da e verso altri sistemi informativi o collezioni digitali presenti in rete. Infatti il sistema supporta:

• lo standard internazionale di conservazione fisica e comunicazione dei dati XML (eXtensible markup language). I dati presenti in Archivi ER sono infatti conservati in file nativi XML, dunque in un formato aperto che conferisce ai dati stessi una notevole portabilità, rendendoli indipendenti dalle specifiche applicazioni software e hardware con cui gli stessi sono stati prodotti. Nel portale è così possibile accogliere file XML provenienti da altri sistemi informativi o viceversa esportare informazioni in formato XML. Inoltre tramite una libreria di filtri di cui è provvista Extraway il sistema permette di trasformare file di differenti formati nativi nel formato XML, agevolando in questo modo operazioni d'importazione di dati prodotti con applicativi esterni al portale;

• il protocollo OAI-PMH (Open archives initiative - protocol for metadata harvesting) seconda versione, ideato per la disseminazione delle informazioni. Il protocollo prevede che un primo sistema informativo come data provider esponga in apposite repository i propri dati destinati alla condivisione, da cui un secondo sistema informativo come service provider effettua l'harvesting (la "cattura") dei dati medesimi, in modo da offire su di essi servizi a valore aggiunto quali la ricerca unificata su più archivi. L'adozione dell'OAI-PMH, che prevede il Dublin core come formato minimo indispensabile per i metadati descrittivi, consente ad Archivi ER di mettere a disposizione il proprio patrimonio dati in favore di sistemi informativi e collezioni digitali di diversa natura, non solo archivistica. Infatti a regime alcune informazioni - quelle di natura meno specifica - saranno "catturate" dal portale Cultura Italia e saranno allora ricercabili e consultabili per gli utenti anche in quel contesto più generale;

• il protocollo di comunicazione Z39.50, che è uno standard ISO (International organization for standardization) e ANSI/NISO (American standards national institute e National information standards organization), mantenuto dalla Library of Congress. Il protocollo è utilizzato per consentire la ricerca e il recupero delle informazioni, soprattutto in riferimento a basi dati di natura bibliografica (gli opac). La sua adozione da parte di Archivi ER consentirà ai dati presenti nel portale di essere eventualmente interrogabili per gli utenti anche a partire da contesti informativi più generali, quali i metaopac;

• lo standard di marcatura EAD (Encoded archival description) seconda versione. Si tratta di una document type definition (DTD) XML, elaborata dal Network development and MARC standards office della Library of Congress, in collaborazione con la Society of american archivists, per la marcatura dei metadati descrittivi relativi agli strumenti di ricerca prodotti per gli archivi storici. Lo standard rappresenta l'esplicitazione in formato XML del General international standard of archival description (ISAD (G)). Tramite la sua adozione Archivi ER è in grado di scambiare i propri dati con sistemi informativi o collezioni digitali di natura archivista presenti in rete e che supportino il medesimo standard di marcatura;

• la seconda edizione degli standard descrittivi ISAD (G) (General international standard archival description) e ISAAR (CPF) (International standard archival authority records for corporate bodies, persons and families), elaborati dall'ICA (International council on archives) per strutturare rispettivamente le descrizioni archivistiche e quelle dei soggetti produttori d'archivio. L'adozione di tali standard consente alle informazioni presenti in Archivi ER di essere organizzate secondo un tracciato descrittivo specifico per l'ambito archivistico e condiviso dalla comunità archivistica nazionale e internazionale.

xDams^TM utilizza il canale web per l'accesso e l'interazione con i dati e dispone di diversi profili di utenza (gestore, archivista, lettore), che permettono di utilizzare lo strumento dapprima in modalità back office e di scegliere il momento più opportuno per la pubblicazione nel portale Archivi ER di un set di dati appositamente selezionati.

Il tracciato della scheda, con l'adozione dei modelli dati EAD ed EAC, segue fedelmente le indicazioni provenienti dagli standard internazionali ISAD e ISAAR, facilitando così il lavoro dell'archivista nella compilazione dei singoli campi. La scheda di inserimento dati proposta da Regesta.exe è stata personalizzata da IBC in relazione a:

- ordine di presentazione dei campi nel tracciato;

- possibilità di dettagliare determinate informazioni, anche attraverso la segmentazione e/o la ripetibilità dei campi;

- compilazione dell'elenco dei lemmi da inserire nelle liste di valori previste in alcuni campi;

- inserimento di alcuni campi "di servizio" che si ritengono utili per l'abituale metodologia operativa degli archivisti;

- individuazione di alcune chiavi di ordinamento giudicate prioritarie e predisposizione dell'apposito automatismo di applicazione.

La visualizzazione dei dati inseriti è proposta in tre modalità:

- la struttura gerarchica (albero);

- la scheda breve, contenente i dati identificativi dell'unità selezionata;

- la scheda completa, dalla quale si possono recepire i dati più analitici.

Completa l'elenco dei servizi offerti un'ampia gamma di report di stampa già predisposti e pensati sia con stampe di servizio a supporto degli operatori, sia come stampe di inventari pronti per la sala studio.

CAStER - Censimento degli archivi storici di ente locale e di interesse locale dell'Emilia-Romagna è un'applicazione web server che utilizza come database management system PostgreSQL. La piattaforma, realizzata nel 2005 dall'Istituto Beni Culturali in collaborazione con Data Management, è stata utilizzata dal 2004 al 2013 per il censimento degli enti e degli istituti conservatori di archivi storici di ente locale e di interesse locale emiliano-romagnoli. Essendo un'applicazione web server, essa ha consentito l'aggiornamento annuale delle schede conservatore in modalità partecipata a cura degli stessi enti censiti.

I dati raccolti forniscono un quadro conoscitivo del profilo istituzionale e organizzativo, delle strutture, del patrimonio documentario, delle attività e dei servizi di ciascun istituto e costituiscono inoltre lo strumento per monitorare il livello di adeguamento degli istituti agli standard ed obiettivi di qualità adottati dalla Regione Emilia-Romagna nel 2003.

I Conservatori censiti entrano a far parte del sistema informativo regionale Archivi ER: le informazioni utili alla fruizione e consultazione del patrimonio documentario sono state periodicamente estrapolate dal database e riconfigurate in un file formato XML per l'importazione e la pubblicazione sul portale, di cui alimentano le sezioni Conservatori e Archivi. Attualmente è in corso il passaggio ad un nuovo sw per la rilevazione degli enti conservatori: l'aggiornamento dei dati avviene quindi direttamente sui file XML del portale.

Nel sistema informativo sono confluite numerose banche dati realizzate nel tempo con altri sw di descrizione archivistica, in gran parte preesistenti a IBC-xDams. Occorre ricordare che le basi dati sono state predisposte in epoche e da autori diversi, per cui si potranno cogliere difformità fra l'una e l'altra e, in quelle più recenti, una progressiva aderenza agli standard di descrizione archivistica ISAD e ISAAR. Infatti se negli anni '80 venivano predisposte schedature su supporto cartaceo, a partire dagli anni '90 si verificò una più ampia diffusione di strumenti informatici con la proliferazione di inventari redatti dapprima tramite videoscrittura e, successivamente, con software appositi. Particolare diffusione ebbe il software Sesamo, realizzato dalla Regione Lombardia e distribuito dal 2003 nella sua nuova versione con la collaborazione delle soprintendenze archivistiche statali.

Nella fase di progettazione del sistema informativo IBC archivi, oggi Archivi ER, l'Istituto Beni Culturali decise di rendere consultabili online anche gli inventari in formato elettronico di cui già disponeva, relativi ad oltre 200 complessi archivistici, dei quali circa il 90% prodotti con Sesamo. Di qui la necessità di mettere a punto una specifica procedura per la migrazione dei dati. In anni più recenti sono stati poi importati anche database in formato Excell e GEA.