Si tratta di registri annuali organizzati in forma di rubrica per le 15 categorie del titolario di classificazione degli atti amministrativi più diffuso e in uso anche presso il Comune di Novellara (il titolario di classificazione per gli atti dei Comuni introdotto con la Circolare del Ministero dell'Interno n. 17100-2 del 1° marzo 1897 usualmente noto come "Titolario Astengo"), utilizzate come indice tematico per la registrazione delle circolari che l'Amministrazione comunale riceveva dalle autorità superiori, ovvero principalmente la Prefettura e la Questura di Reggio Emilia quali organi periferici del Ministero dell'Interno.
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Su colonne affiancate sono così riportati: il numero d'ordine interno, gli estremi della circolare (sua data, numero e divisione di provenienza), l'oggetto della circolare, l'autorità da cui emana, la sua archiviazione (con data del ricevimento, numero di protocollo e classificazione) e le annotazioni di eventuali antecedenti o susseguenti agli atti.