Le rubriche erano strumenti utili per le ricerche, come lo sarebbero poi diventate le schede di classificazione, su cui venivano riportati i mittenti ed i destinatari della documentazione registrata al protocollo. Si tratta di registri che furono utilizzati dagli archivisti della Provincia di Piacenza fino al 1958.
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Nel 1960 Federico Rivoli adottò invece le schede di classificazione secondo l'ordine precostituito del titolario, su cui venivano riportati i numeri di protocollo in ordine cronologico. Nello stesso periodo fu adottato anche il repertorio dei fascicoli che venivano aperti in base all'avvio di nuovi procedimenti.