Il primo fascicolo di corrispondenza è relativo al carteggio della Società d'incoraggiamento per gli artisti in Modena detta anche Società d'incoraggiamento per gli artisti degli Stati Estensi.
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Il carteggio è numerato in modo discontinuo e lacunoso. All'interno si trovano copie di verbali di adunanze della direzione o delle assemblee, elenchi dei soci, tabelle per la tenuta della contabilità, fatture, ecc. La corrispondenza è relativa all'organizzazione delle mostre triennali, all'amministrazione della società ed agli scambi con gli artisti per l'acquisizione di opere. Il n° 188 dell'anno 1884 intitolato: "Inventario dei titoli patrimoniali" documenta la presenza di registri di protocollo non rinvenuti. Il carteggio del Novecento è privo di protocollazione e presenta vistose lacune (1848 - 1873; 1879 - 1897; 1921 - 1925; 1930; 1959 - 1961; 1963 - 1964).
criteri di ordinamento Per gli anni fino al 1884, il carteggio è stato reperito nei suoi contenitori originali. Per il periodo 1885-1897 le carte sono state trovate in contenitori più recenti, in parte deteriorati, con intitolazioni generiche e spesso fuorvianti. Le carte all'interno dei fascicoli sono stati riordinate cronologicamente. Le carte novecentesche sono state rinvenute in disordine, frammiste a quelle del periodo precedente: esse sono state riordinate cronologicamente e collocate in fascicoli annuali o per triennio. In taluni casi il carteggio annuale era stato diviso fra corrispondenza "in arrivo" e "in partenza", mentre in altri casi questa distinzione non era stata effettuata. Sono state mantenute le cartelle con intitolazioni originali.
unità di descrizione separate La maggior parte del carteggio della vecchia Società è conservato presso l'Archivio Storico di Modena.