Gli uffici di Stato Civile furono istituiti con regio decreto 15 novembre 1865 n. 2602 e iniziarono la loro attività con il 1° gennaio 1866.
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Il Decreto del 1865 nominava i sindaci ufficiali dello Stato Civile, responsabili del ricevimento atti, del rilascio certificati e della tenuta dei registri, compilati in doppio originale, uno tenuto presso il Comune ed uno trasmesso alla cancelleria del Tribunale. Il Decreto prescriveva la tenuta di quattro registri per la trascrizione degli atti di nascita, matrimonio, morte e cittadinanza e la tenuta di un indice per ogni registro e di indici decennali. I registri degli atti di nascita, morte, matrimonio e cittadinanza dello Stato civile di Sarsina sono conservati, dal 1866 al 1970, presso la sede comunale, nei locali dell'Ufficio di Stato Civile - Anagrafe. Qui si conservano anche i registri di Ranchio e Sorbano. Infatti, ai sensi dell'art. 3 R. D. 15 nov. 1865, n. 2602 era stato istituito in Ranchio un ufficio separato di Stato civile, contraddistinto con il numero 2.