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Ai fini della conservazione di tali decreti viene fatto obbligo della loro annotazione in appositi registri. A questo proposito, in data 18 ottobre 1656, il cardinal Barberini, per ordine di Alessandro VII, dirige al cardinal legato di Urbino e Pesaro l'ordine di tenere due registri, uno per annotarvi i brevi e le lettere provenienti da Roma e l'altro per le relative risposte da inviare a Roma. Come ricaduta sul governo locale, pari decreto viene fatto dal cardinal legato nei confronti delle comunità della Legazione ed in San Leo porta all'impianto del secondo dei registri conservati in questa serie.
Il primo dei registri qui descritti è in realtà un frammento di registro, composto di otto carte, numerate dal 160 al 163 e dal 172 al 175, rinvenuto nella filza 4. 5 della serie Carteggio. Vi sono riportati decreti emanati dal duca d'Urbino, per il tramite del commissario del Montefeltro, di interesse generale delle comunità tutte del Montefeltro e particolare della podestaria di San Leo. Sembra verosimilmente attribuibile all'archivio del comune e non a quello del commissariato - provincia del Montefeltro, come potrebbe far presupporre l'identità del destinatario dei decreti, perché gli stessi risultano banditi e pubblicati dal pubblico plazario in San Leo e comunità annesse di Maiolo, Soanne, Massa Manente.
Il secondo dei registri di questa serie, impiantato nel 1658, come da intestazione coeva nella carta di guardia, riporta decreti dal 1657 set. 21.
L'esistenza di registri simili prima del 1657 è attestata da notizie indirette provenienti dai verbali delle assemblee consiliari. Infatti, il 12 giungo del 1628, si delibera di far registrare una lettera ducale nei libri dei decreti del commissario ed in quelli della comunità. Ed ugualmente, quando nel maggio del 1631, vengono letti in consiglio il breve apostolico relativo alla devoluzione del ducato d'Urbino e la lettera del cardinal Barberini, si ordina che gli stessi vengano registrati "nei nostri soliti libri". Un registro della comunità in cui sono annotati privilegi, brevi e lettere, è citato nel consiglio del 26 giugno 1633.
Alcuni degli ordini provenienti dall'autorità superiore si ritrovano poi nei registri in cui sono verbalizzate le deliberazioni consiliari, di cui alla serie 3. Consigli.
Il registro 2. 2, impiantato nel 1658, dopo la registrazione della lettera del presidente della provincia di Urbino e Pesaro del 3 novembre 1724 di retta al commissario del Montefeltro, risulta non più utilizzato tanto che è bianco per più della metà e ciò sino a che, per disposizione dello stesso presidente della provincia, datata 1 marzo 1726, viene nuovamente imposta la registrazione delle lettere "in uno dei Libri pubblici". A seguito di tale disposizione, viene impiantato il terzo dei registri descritti in questa serie, che alla carta 1 riporta proprio la lettera diretta al podestà con l'ordine di cui sopra.
Oltre ai decreti, sono contenute in questi registri copie di suppliche inoltrate dalla comunità al cardinal legato o alle sacre congregazioni romane competenti, che hanno ottenuto rescritto favorevole e che rappresentano pertanto documenti fondanti di privilegi, esazioni, concessioni, etc..
La tenuta di questi registri era uno dei compiti del notaio - cancelliere della comunità.

informazioni sul contesto di produzione
La mancanza di leggi unitarie ed esaustive ed il rispetto dei particolarismi locali, portarono alla regolamentazione di casi specifici con decreti emanati per lettera. Questa procedura, che si mantiene costante per tutto il periodo di antico regime, è attuata dall'autorità superiore, il duca prima ed il cardinal legato poi, nei confronti di tutte le istituzioni: singole comunità, podestarie e/o vicariati, provincie, etc., come d'altra parte era attuata da parte del governo centrale di Roma nei confronti della Legazione stessa.
Ai fini della conservazione di tali decreti viene fatto obbligo della loro annotazione in appositi registri.


codice interno: 485 - 001.001.002