Le carte del 1811 - 1812 sono protocollate, ma non classificate, quella del 1814 non protocollata ne' classificata, e sono indirizzate alla Congregazione di carità di San Leo e, in alcuni rari casi, al podestà di San Leo, presumibilmente in quanto presidente della stessa.
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In tutti i casi, il mittente è il Vice Prefetto del distretto III di Rimini del dipartimento del Rubicone, con sede in Rimini, in quanto autorità direttamente superiore.
criteri di ordinamento Sono stati creati tre fascicoli annuali, per raccogliere il carteggio prodotto dalla Congregazione napoleonica di carità di San Leo, protocollato con protocollo proprio, ritrovato sparso e frammisto al carteggio comunale.