Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Nella protocollazione non sono sempre stati usati gli stessi criteri: in certi anni i numeri scavalcano l'anno solare, in altri invece si ricomincia da gennaio di ogni anno con il numero 1. 
A partire dal 1979 si comiciò ad usare uno schema d'archivio, simile ad un titolario, ma molto semplificato, che venne annotato nella finca apposita:
1) Corrispondenza con Assessorato 
6) Fatture
10) Rapporto con studiosi, con altre biblioteche, con librerie, banche, istituti d'arte
13) Stanziamento
21) Mostra di disegni
22) Trasferimento di libri o altro materiale 

Negli anni '80-'82 il titolario è così formulato:
1) fatture bolle
2) prof. Bellei per restauro stampe
3) trasferimento materiale ad altri istituti
4) richieste libri alle case editrici
5) disposizioni personale e corrispondenza Assessorato e relazioni
6) richieste di consultazione materiale
7) corrispondenza con banche, richieste di studiosi
8) corrispondenza scambio cataloghi
9) elenchi libri acquistati 82
10) desiderata 82

Negli ultimi anni il materiale documentario è così classificato:
“cart. n. 5 1987 fatture”
“cart. n. 5 1987 Bolle di consegna”
“cart. n. 6 Corrispondenza Assessorato, circolari riguardanti la biblioteca e il personale”
“7-1987 Corrispondenza con enti e studiosi ed altri uffici del Comune (PUT e altri), comunicazione furti di materiale librario”
“cart. n. 8 1987 Richieste di consultazione e riproduzione materiale, richieste di trasferimento di materiale, triennale di Milano (lettere, prestito, assicurazione, corrispondenza varia..)
“cart. n. 9 1987 Richieste verdi, ordini di materiale alle ditte, prenotazioni a ristoranti e alberghi, preventivi”
“cart. n. 10 1987 Abbonamenti a riviste italiane e corrispondenza relativa”
“cart. n. 10 1987 Abbonamenti a riviste straniere e corrispondenza relativa”
“cart. n. 11 1987 Elenchi inviati alle librerie”
"12 1987 Scambio pubblicazioni (ordine alfabetico di città)
“13 1987 Restauri”
“cart. n. 16 1987 Varie: lettere, nulla-osta, lettera ufficio legale, procedure di scarto"
“cart. n. 17 Bilancio 1987 Delibere”
"cart. n. 19 Iniziative culturali".

criteri di ordinamento
Per quanto riguarda la descrizione dei registri di protocollo, sono stati riportati: il titolo originale, i numeri di protocollo, le date della protocollazione e le eventuali discrepanze tra data della corrispondenza e data della protocollazione.


codice interno: 549 - 001.002