Con l'istituzione sotto Cosimo I delle cancellierie dei Nove Conservatori della giurisdizione e dominio fiorentino si stabilisce una efficace rete di controllo sulle comunità sia dal punto di vista economico-amministrativo -il cancelliere deve dare il beneplacito alle spese sorvegliare la conservazione del patrimonio comunitativo impedendone ogni alienazione-, sia da quello più squisitamente fiscale -a lui spetta l'aggiornamento degli estimi, la preparazione dei dazzaioli per la riscossione delle imposte da parte dei camarlenghi e la revisione di conti di questi ultimi-; il controllo è tanto più efficace in quanto esercitato in loco dai membri di una nuova burocrazioa, notai specializzati in questo ufficio, ricoperto in mandati successivi in sedi diverse (1).
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Definite semplicemente filze "di negozi" o "di atti e negozi", nonchè "di lettere e negozi" (n. 15), "di lettere e scritture" (n. 19) e "di lettere e altro" (n. 20), i 61 pezzi raccolgono il carteggio della Cancelleria con varie magistrature fiorentine, ma anche bandi, editti e circolari (e per questo compare al loro interno molto materiale a stampa), relazioni su visite a confini e strrade, fedi, quaderni del sale, dazzaioli di diverse tasse,... Le filze sono in genere provviste di repertori abbastanza dettagliati. Gli estremi cronologici del materiale rilegatovi non corrispondono sempre con il periodo dell'ufficio del cancelliere col cui nome sono contraddistinte. I pezzi, cartacei, di dimensioni diverse, sono in buona parte dotati di cartulazione coeva (totale o parziale) a partire dal n. 12; fino al n. 15 la copertina è in cartone, poi membranacea, fatta eccezione per i nn. 16, 17 e 20. La segnatura sul dorso è ripetuta alla prima carta. Alla serie originale sono stati aggiunti tre pezzi (n. 62-64) di contenuto affine, relativi rispettivamente agli anni 1831-36, 1836-49 e 1845-46.
(1) Fasano Guarini, op. cit., pp. 399-401; cfr. G. Orlandelli, Gli archivi della valle del Bidente, in Studi Romagnoli, X, (1959), pp. 139-140: sono cancellieri a Galeata Gaetano Mazzini nel 1747-55 e Giovanni Antonio Agneresi nel 1777- 82, che ricoprono la stessa carica a Terra del Sole il primo dal 1743 al 1747 e il secondo dal 1782 fino al 1791.