La serie è costituita essenzialmente dal carteggio inviato ai gonfalonieri dagli organi amministrativi e di polizia centrali (Camera delle comunità, Soprintendenza generale alle comunità, Camera di soprintendenza comunitativa, Prefettura, Presidenza del buon governo) e periferici (Sottoprefettura, Tribunale, Pretura e Delegazione di governo di Rocca San Casciano), da uffici governativi e militari diversi, da gonfalonieri e sindaci di altre comunità e da soggetti vari.
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La serie contiene anche minute del gonfaloniere, leggi, decreti e notificazioni a stampa (1844-1850), circolari dell'Ufficio generale delle comunità e della Camera delle comunità inviate al cancelliere comunitativo (1816-1820), istanze al Magistrato e al Consiglio generale, relazioni e perizie di ingegneri locali e del circondario poi distretto di Rocca San Casciano.
criteri di ordinamento Il carteggio è organizzato in filze distinte sulla base dei diversi gonfalonieri. Per alcuni gonfalonieri, rimasti in carica a lungo, sono presenti più filze. Soltanto le filze del gonfaloniere Bartolomeo Cenni (1844-1849) presentano repertorio degli affari e numerazione coeva delle carte. Le unità sono state ordinate secondo la sequenza cronologica delle carte e dei gonfalonieri che le hanno prodotte.
informazioni sul contesto di produzione Col regolamento comunitativo granducale del 1816 (entrato in vigore dal 1° gennaio 1817) il gonfaloniere veniva nominato direttamente dal granduca e acquisiva funzioni amministrative più ampie e nuovi poteri in materia di polizia e "buon governo".
storia archivistica Dal riscontro con l'inventario del 1891 la serie è pervenuta completa; risulta tuttavia descritta nell'inventario anche una filza n. 22bis del 1865 di cui non c'è traccia né in archivio né negli inventari successivi.