In base al Regio Decreto 15 novembre 1865 n. 2602 istitutivo dello stato civile italiano, in ogni ufficio di stato civile si devono tenere quattro registri principali, per gli atti di nascita, di morte, di matrimonio, di cittadinanza. I registri di stato civile sono redatti in doppio originale, l'uno conservato presso il Comune, l'altro depositato nella cancelleria del Tribunale.
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Ufficiale dello stato civile è il sindaco, incaricato di ricevere gli atti concernenti lo stato civile, di custodire i relativi registri, di rilasciare gli estratti e i certificati. Il sindaco può tuttavia delegare l'esercizio di tali funzioni.