Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La cartella clinica era aperta al momento dell'ammissione del paziente ed era archiviata alla dimissione o morte, ordinata cronologicamente in base a questa data e suddivisa in "Uomini" e "Donne", andando così a costituire quattro nuclei: Uomini usciti e Uomini morti, Donne uscite e Donne morte. All'interno di ogni nucleo, le cartelle cliniche sono numerate annualmente a partire dal n. 1, in base all'ordine cronologico di archiviazione. Il numero di archiviazione è presente sul frontespizio della cartella ed era solitamente riportato anche sui Registri generali d'entrata ([1 marzo 1900] - 26 dicembre 1948) in corrispondenza della registrazione relativa a quel ricovero. Se un paziente era internato più volte era aperto un fascicolo per ogni ammissione, ma a volte come cartella clinica era riutilizzata sempre la stessa iniziata con il primo ricovero, con la storia clinica e il diario clinico del paziente. Questo comporta che in casi di pazienti con più ricoveri, soprattutto se avuti in un breve periodo di tempo, siano presenti tanti fascicoli quanti sono i ricoveri, ma che la cartella clinica vera e propria si trovi archiviata solo insieme al fascicolo dell'ultimo ricovero.
La serie conserva anche cartelle cliniche del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola relative a degenti ammessi prima dell'1 marzo 1900 e che poi, in seguito alla vendita dell'edificio del manicomio centrale alla Provincia di Bologna (1897) e l'inizio della nuova gestione (1 marzo 1900), furono affidati alla nuova amministrazione provinciale in base al criterio della provenienza territoriale, come da accordi stretti fra le due amministrazioni. I pazienti rimasti in carico alla Provincia furono registrati nel nuovo registro generale d'entrata (cfr. Registri generali d'entrata, [1 marzo 1900] - 26 dicembre 1948) e la loro cartella clinica aggiornata con i dati del nuovo ricovero, riportati direttamente sulla vecchia coperta, oppure incamiciata nella nuova camicia del Manicomio provinciale, o ancora sostituita completamente da una nuova camicia di fascicolazione.
Si segnala anche la presenza di cartelle cliniche relative a degenti ammessi e dimessi o morti nel Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola prima dell'1 marzo 1900 e che, quindi, non furono ricoverati nel Manicomio provinciale di Bologna in Imola. Queste cartelle furono rinumerate e condizionate insieme a quelle del Manicomio provinciale con un intervento presumibilmente della fine degli anni Venti del Novecento e i degenti registrati nello schedario (cfr. Cura e assistenza, Schedario pazienti, [1900] - metà XX secolo).
La presenza di cartelle cliniche relative a pazienti ricoverati in entrambi gli istituti manicomiali imolesi comporta che il numero generale d'entrata di ciascuna ammissione corrisponda ai registri generali d'entrata del Manicomio provinciale di Bologna in Imola per i ricoveri avvenuti dopo l'1 marzo 1900 (cfr. Registri generali d'entrata, [1 marzo 1900] - 26 dicembre 1948), mentre per le ammissioni antecedenti a questa data si deve far riferimento ai registri generali d'entrata del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola (Bim, Archivio del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola, Registri generali d'entrata, 1846-1950).
Si rileva che nella sottoserie Uomini usciti del 1905 (cfr. fascicolo Uomini trasferiti nel Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola, [1900-1905], b. 19, fasc. 1) si conservano delle schede individuali relative ad alcuni dei 200 degenti delle province di Ravenna e Forlì che, in base a un accordo stretto fra la Congregazione di carità di Imola e la Provincia di Bologna al momento della vendita del manicomio centrale, sarebbero stati tenuti in carico dall'Amministrazione bolognese per cinque anni, in attesa che l'Amministrazione imolese completasse i lavori di ampliamento e ristrutturazione della struttura dove li avrebbe poi alloggiati; le relative cartelle cliniche furono consegnate al Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola al momento del trasferimento.

criteri di ordinamento
La descrizione della serie si articola nelle quattro sottoserie originali Uomini usciti (1900-1950), Uomini morti (1900-1950), Donne uscite (1900-1950), Donne morte (1900-1950). Le cartelle cliniche sono state descritte in base all'ordine cronologico di archiviazione. La cartella clinica è descritta come segue: il nome del degente, con eventuali varianti del nome; gli estremi cronologici relativi all'anno o gli anni del ricovero, indicando eventuali antecedenti o seguiti nelle date della documentazione conservata; i dati anagrafici del paziente (città e data di nascita e città di residenza); i dati relativi al ricovero (data di ammissione e dimissione/morte, numero assegnato nei registri generali d'entrata); la diagnosi indicata sulla cartella (quando presente e nella sua definizione originaria); l'eventuale presenza di cartelle cliniche di ricoveri precedenti e di documentazione personale (foto, cartoline, lettere, manoscritti). Sono stati rilevati i casi di degenti militari della Prima guerra mondiale.
Si segnala che nella denominazione delle città di nascita e residenza è stata utilizzata quella moderna e non si è tenuto conto delle variazioni amministrative successive al 30 giugno 2013.
Sono stati rilevati anche il numero o i numeri di archiviazione presenti sulla cartella: quello o quelli di archiviazione originaria, attribuiti al momento della dimissione o morte del paziente e dell'archiviazione delle sua cartella clinica, indicati come "segnatura antica o originaria" (quando i numeri di archiviazione sono più di uno, perchè la cartella è stata utilizzata per più ricoveri, questi sono stati elencati di seguito a quello relativo all'ultima e definitiva archiviazione); quello o quelli attribuiti alle cartelle cliniche più antiche a seguito dell'intervento di rinumerazione della fine degli anni Venti del Novecento, indicati come "segnatura precedente". Come "segnatura precedente" è stato anche riportato il numero di quattro cifre separate da una barra presente su alcune cartelle nei primi anni dopo il 1900.
A tutte le cartelle è stata attribuita una nuova numerazione: un numero di ordinamento definitivo virtuale che ne restituisce l'ordine annuale di archiviazione, composto dall'anno di archiviazione e dal numero della posizione occupato da quella cartella in quell'anno, a partire dal n. 1; un numero di ordinamento ("segnatura attuale") che ne individua la posizione fisica all'interno dell'archivio, composto dal numero della busta in cui sono contenute e dalla posizione del fascicolo all'interno di essa. Tutte le cartelle cliniche sono state condizionate in camicie su cui sono riportati nome e cognome del degente e la "segnatura attuale".
Le cartelle sono state generalmente mantenute nelle buste di condizionamento in cui sono state trovate, fatta eccezione per quei casi in cui si è reso necessario suddividerle in due buste per motivi di spazio, così da assicurarne una migliore conservazione. Le buste sono state rinumerate dal n. 1 per ogni sottoserie, Uomini usciti, Uomini morti, Donne uscite e Donne morte, come nella numerazione attribuita originariamente.
Insieme alle cartelle cliniche sono state mantenute anche le cartelle relative ai degenti del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola ammessi e dimessi o morti prima dell'1 marzo 1900 e che, anche se non riguardanti pazienti ricoverati nel Manicomio provinciale di Bologna in Imola, furono rinumerate e condizionate insieme a quelle del Manicomio provinciale con un intervento della fine degli anni Venti del Novecento e i degenti registrati nello schedario (cfr. Cura e assistenza, Schedario pazienti, [1900] - metà XX secolo).
Per restituire la sedimentazione originaria delle cartelle cliniche nei due archivi, quello del Manicomio provinciale di Bologna in Imola e quello del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola, pur preservandone l'ordinamento fisico della fine degli anni Venti del Novecento, l'Archivio storico comunale di Imola ha optato per un intervento di riordino virtuale effettuato sulle banca dati delle cartelle cliniche. L'intervento è stato realizzato nel 2018 dalla Cooperativa Giovani rilegatori di Imola.

storia archivistica
Le cartelle cliniche del Manicomio provinciale di Bologna in Imola iniziarono a essere prodotte e archiviate dopo il primo marzo del 1900, data in cui ebbe avvio l'attività di ricovero dei degenti della provincia bolognese in seguito all'acquisto della struttura centrale del manicomio di Imola da parte della Provincia di Bologna (1897).
L'obbligo della tenuta di un fascicolo personale per ogni paziente fu sancito dall'art. 63 del Regolamento sui manicomi e sugli alineati del 1909 (regio decreto del 16 agosto 1909, n. 615, in esecuzione della legge del 14 febbraio 1904, n. 36), dove si stabilisce che per ciascun ricoverato deve essere tenuto un "fascicolo personale ... nel quale debbono essere conservati i documenti relativi all'ammissione, i provvedimenti, le comunicazioni e la corrispondenza dell'autorità giudiziaria, di quella amministrativa e della famiglia, la diagnosi, il riassunto mensile delle condizioni dell'alienato, e gli atti relativi al licenziamento di esso"; i documenti obbligatori per l'ammissione e la dimissione sono più dettagliatamente elencati agli artt. 36-57.
All'inizio della propria attività, il Manicomio provinciale di Bologna in Imola acquisì anche le cartelle cliniche di degenti di provenienza bolognese già ricoverati prima dell'1 marzo 1900 nel Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola e che, per competenza territoriale, passarono in carico al Manicomio provinciale. Tali cartelle cliniche si trovano oggi archiviate nell'archivio del Manicomio provinciale nell'anno corrispondente alla dimissione o morte del paziente.
Le cartelle cliniche con data di archiviazione fino al 1923-1924 sono state trovate condizionate in cassette di legno realizzate ed etichettate dopo il 1926, anno dell'intitolazione del manicomio a Luigi Lolli (infatti sulle etichette delle buste compare la denominazione "Ospedale psichiatrico provinciale Luigi Lolli"). Le cartelle cliniche più recenti, relative agli anni 1925-1950, erano invece conservate, organizzate in sottoserie e in ordine cronologico, in un compatto metallico nei sotterranei dello stabile in cui l'archivio era conservato fino a maggio 2010. In occasione del trasloco avvenuto in quell'anno furono condizionate in buste per un totale di 136 unità.
Successivamente alla vendita della sede centrale del manicomio da parte della Congregazione di carità di Imola alla Provincia di Bologna, anche le cartelle cliniche relative a degenti del Manicomio di S. Maria della Scaletta già dimessi o morti prima dell'1 marzo 1900 e che, quindi, avevano trascorso il loro internamento solo nel manicomio imolese, nei cui registri generali d'entrata sono correttamente iscritti (cfr. Bim, Archivio del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola, Cura e assistenza, Registri generali d'entrata, 1841-1950), furono spartite fra l'amministrazione imolese e quella bolognese secondo criteri e modalità che a oggi non è stato possibile chiarire con certezza. E' certo solamente che le cartelle rimaste nell'archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola furono ordinate, rinumerate e condizionate in cassette di legno come quelle usate per le cartelle cliniche del Manicomio provinciale. Il nuovo numero di archiviazione, in pastello rosso o blu, fu apposto sul frontespizio della cartella accanto al numero di archiviazione originaria attribuito dal Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola. Durante il presente intervento d'inventariazione è stata eseguita una ricognizione a campione sulle cartelle cliniche di entrambi i fondi archivistici, relative sia agli uomini (usciti e morti) che alle donne (uscite e morte), archiviate negli anni 1860, 1870, 1880 e 1890. E' risultato che generalmente le cartelle cliniche di degenti della provincia di Bologna si conservano nell'Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, mentre quelle di degenti di altre province nell'Archivio del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola. Fanno eccezione le sole sottoserie degli Uomini usciti e Uomini morti dell'Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola in cui si rileva un uguale presenza di cartelle di degenti delle province di Bologna e Ravenna.
Si rileva, inoltre, che nelle sottoserie Donne uscite e Donne morte vi sono casi in cui le cartelle cliniche relative ai ricoveri di una stessa paziente nel Manicomio di S. Maria della Scaletta antecedenti all'1 marzo 1900 sono state accorpate e riunite a quella dell'ultimo ricovero avuto nel Manicomio provinciale di Bologna in Imola da un intervento effettuato nel corso del Novecento; la presenza di cartelle di precedenti ricoveri è stata indicata nella descrizione del fascicolo.
In un articolo di Ermanno Cavazzoni risulta che nel 1985 le cartelle cliniche del Manicomio provinciale di Bologna in Imola erano conservate in due sedi dell'Unità sanitaria locale (USL) di Imola: la parte più moderna (dopo il 1919 per le cartelle cliniche degli uomini e dopo il 1937 per quelle delle donne) nello scantinato dell'Istituto psichiatrico della "Villa dei fiori"; la parte più antica (dal 1844) in un sotterraneo dell'Istituto "Silvio Alvisi", dove le cartelle erano in uno stato di estremo disordine e le cassette in legno che le contenvano erano in parte danneggiate (Archivi manicomiali in Emilia Romagna, in "Società e storia", n. 28, Milano, 1985, p. 449). Cavazzoni rileva anche la situazione di separazione delle cartelle cliniche dei degenti dimessi o morti prima del 1900 fra i due archivi dei due istituti manicomiali (ibidem, p. 453) e accenna al problema dell'assenza di alcune cartelle cliniche di pazienti, fra cui in particolare quella del poeta Dino Campana (ibidem, p. 449).
Già pochi anni dopo, nel 1992, l'intero archivio di cartelle cliniche del Manicomio provinciale di Bologna in Imola risultava essere stato riunito nello scantinato dell'Istituto psichiatrico della "Villa dei fiori" (cfr. Ricerca storica sull'evoluzione dell'assistenza psichiatrica imolese Schede informative. 12 marzo 1992, a cura di Cinzia Migani, Bologna, marzo 1992, dattiloscritto), dov'è stato trovato in occasione della ricognizione e del trasloco del 2010.

condizioni che regolano l'accesso
Le descrizioni archivistiche delle cartelle cliniche non sono consultabili on line per evitare la diffusione dei nominativi dei degenti, come suggerito dal Codice di deontologia per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Per la consultazione di questa documentazione è necessaria la prenotazione all'Archivio storico comunale di Imola.

bibliografia
Cavazzoni Ermanno, Archivi manicomiali in Emilia Romagna, in «"Società e storia", n. 28», Milano, 1985, pp. 443-477


codice interno: 663 - 001.002.002