Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La cartella clinica era aperta al momento dell'ammissione del paziente ed era archiviata alla dimissione o morte, ordinata cronologicamente in base a questa data e suddivisa in "Uomini" e "Donne", andando così a costituire quattro nuclei: Uomini usciti e Uomini morti, Donne uscite e Donne morte. All'interno di ogni nucleo, le cartelle cliniche sono numerate annualmente a partire dal n. 1, in base all'ordine cronologico di archiviazione. Il numero di archiviazione è presente sul frontespizio della cartella ed era solitamente riportato anche sui Registri generali d'entrata (1841-1950) in corrispondenza della registrazione relativa a quel ricovero. Se un paziente era internato più volte era aperto un fascicolo per ogni ammissione, ma a volte come cartella clinica era riutilizzata sempre la stessa iniziata con il primo ricovero con la storia clinica e il diario clinico del paziente. Questo comporta che in casi di pazienti con più ricoveri, soprattutto se avuti in un breve periodo di tempo, siano presenti tanti fascicoli quanti sono i ricoveri ma che la cartella clinica vera e propria si trovi archiviata solo insieme al fascicolo dell'ultimo ricovero.
Fino al 1900 le cartelle cliniche archiviate sono relative a degenti provenienti dal territorio e dalla diocesi imolese e da territori vicini, come quelli delle province di Bologna, Ravenna e Forlì, che avevano sottoscritto apposite convenzioni con la Congregazione di carità di Imola. Dopo la vendita dell'edificio del manicomio centrale alla Provincia di Bologna, dall'1 marzo 1900 la competenza sui malati della provincia, salvo alcune eccezioni, passò al Manicomio provinciale di Bologna in Imola, mentre al Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola, con sede nella struttura dell'Osservanza, restarono in carico i malati delle province di Ravenna e Forlì, a cui se ne aggiunsero negli anni anche altre (come Pesaro, Ancona, Roma, Ferrara, Venezia).
Si rileva che alcuni pazienti della provincia di Bologna ammessi prima dell'1 marzo 1900 nel manicomio imolese, in seguito alla vendita del manicomio centrale e in base al criterio della provenienza territoriale furono affidati alla nuova Amministrazione bolognese, come da accordi stretti fra le due amministrazioni. Questi pazienti furono registrati nel nuovo registro generale d'entrata del Manicomio provinciale di Bologna in Imola (cfr. Bim, Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, Cura e assistenza, Registri generali d'entrata, [1 marzo 1900] - 26 dicembre 1948) e la loro cartella clinica fu consegnata alla nuova amministrazione, poi archiviata insieme alle altre al momento della loro dimissione o morte.
Si segnala che una parte di cartelle cliniche relative a degenti ammessi e dimessi o morti prima dell'1 marzo 1900 si conserva nell'Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, anche se quei pazienti non furono mai ricoverati in quella struttura (cfr. Bim, Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, Cura e assistenza, Cartelle cliniche, 1900-1950). Tale situazione si generò presumibilmente negli anni successivi alla vendita della sede del manicomio centrale alla Provincia di Bologna. Queste cartelle furono anche rinumerate e ricondizionate insieme a quelle del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, con un intervento presumibilmente della fine degli anni Venti del Novecento, e i degenti registrati nello schedario di quel manicomio (cfr. Bim, Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, Cura e assistenza, Schedario pazienti, [1900] - metà XX secolo).
Dal 1935 il Manicomio imolese strinse una convenzione con il Ministero di grazia e giustizia per accogliere degenti criminali in una sezione giudiziaria appositamente predisposta (cfr. Sezione giudiziaria). Le cartelle cliniche dei degenti della sezione giudiziaria, che dispone di propri registri d'ingresso e di un proprio modello di cartella clinica, sono archiviate con le cartelle degli altri degenti e si trovano in questa serie. La cartella della sezione giudiziaria, con intestazione "Ospedale di S. Maria della Scaletta. Sezione giudiziaria", è costituita da una camicia di fascicolazione ("Incartamento") che riporta sinteticamente i dati anagrafici e i dati della misura di sicurezza (inizio, durata, scadenza e proroga) relativi al degente. All'interno è presente la "Cartella biografica", sul cui frontespizio sono ripetuti i dati biografici e del ricovero del paziente, che raccoglie, oltre alle annotazioni mediche, anche i fascicoli della corrispondenza amministrativa e della corrispondenza personale. Sia sulla camicia di fascicolazione che sulla cartella clinica sono riportati il numero del registro generale d'entrata (cfr. Registri generali d'entrata, 1841-1950), il numero del registro d'entrata della sezione giudiziaria (cfr. Sezione giudiziaria, Registri d'entrata della sezione giudiziaria, 1935-1955) e il numero di archiviazione.

criteri di ordinamento
La descrizione della serie si articola nelle quattro sottoserie originali Uomini usciti (1845-1950), Uomini morti (1845-1950), Donne uscite (1845-1950), Donne morte (1845-1950). Le cartelle cliniche sono state descritte in base all'ordine cronologico di archiviazione. La cartella clinica è descritta come segue: il nome del degente, con eventuali varianti del nome; gli estremi cronologici relativi all'anno o gli anni del ricovero, indicando eventuali antecedenti o seguiti nelle date della documentazione conservata; i dati anagrafici del paziente (città e data di nascita e città di residenza); i dati relativi al ricovero (data di ammissione e dimissione/morte, numero assegnato nei registri generali d'entrata); la diagnosi indicata sulla cartella (quando presente e nella sua definizione originaria); l'eventuale presenza di cartelle cliniche di ricoveri precedenti e di documentazione personale (foto, cartoline, lettere, manoscritti). Nella descrizione delle cartelle dei degenti della sezione giudiziaria è indicato anche il numero assegnato sui Registri d'entrata della sezione giudiziaria (1935-1955). Sono stati rilevati i casi di degenti militari della Prima guerra mondiale.
Si segnala che nella denominazione delle città di nascita e residenza è stata utilizzata quella moderna e non si è tenuto conto delle variazioni amministrative successive al 30 giugno 2013.
Sono stati rilevati anche il numero o i numeri di archiviazione presenti sulla cartella: quello o quelli di archiviazione originaria, attribuiti al momento della dimissione o morte del paziente e dell'archiviazione delle sua cartella clinica, indicati come "segnatura antica o originaria" (quando i numeri di archiviazione sono più di uno, perché la cartella è stata utilizzata per più ricoveri, questi sono stati elencati di seguito a quello relativo all'ultima e definitiva archiviazione); quello o quelli eventualmente attribuiti in seguito ad interventi di rinumerazione indicati come "segnatura precedente".
A tutte le cartelle è stata attribuita una nuova numerazione: un numero di ordinamento definitivo virtuale che ne restituisce l'ordine annuale di archiviazione, composto dall'anno di archiviazione e dal numero della posizione occupato da quella cartella in quell'anno, a partire dal n. 1; un numero di ordinamento ("segnatura attuale") che ne individua la posizione fisica all'interno dell'archivio, composto dal numero della busta in cui sono contenute e dalla posizione del fascicolo all'interno di essa. Tutte le cartelle cliniche sono state condizionate in camicie su cui sono riportati nome e cognome del degente e la "segnatura attuale".
Le cartelle sono state generalmente mantenute nelle buste di condizionamento in cui sono state trovate, fatta eccezione per quei casi in cui si è reso necessario suddividerle in due buste per motivi di spazio, così da assicurarne una migliore conservazione. Le buste sono state rinumerate dal n. 1, senza distinzione fra i nuclei Uomini usciti e Uomini morti, Donne uscite e Donne morte, come nella numerazione attribuita originariamente.
Si rileva che le cartelle cliniche di degenti ammessi e dimessi o morti prima dell'1 marzo 1900, anche se non relative a pazienti ricoverati nel Manicomio provinciale di Bologna in Imola, sono oggi conservate in quell'archivio (cfr. Bim, Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, Cura e assistenza, Cartelle cliniche, 1845-1950), dove furono anche rinumerate e ricondizionate insieme a quelle del Manicomio provinciale con un intervento della fine degli anni Venti del Novecento e i degenti registrati nello schedario (cfr. Bim, Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, Cura e assistenza, Schedario pazienti, [1900] - metà XX secolo). Questo ordinamento non originario è stato preservato perché considerato un'attestazione della complessa storia dell'Archivio del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola e in parte anche della spartizione avvenuta con il Manicomio provinciale di Bologna dopo la vendita della struttura centrale che aveva interessato non solo gli edifici, gli arredi, i degenti, il personale, ma anche la documentazione.
Per restituire la sedimentazione originaria delle cartelle cliniche nei due archivi, quello del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola e quello del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, pur preservandone l'ordinamento fisico della fine degli anni Venti del Novecento, l'Archivio storico comunale di Imola ha optato per un intervento di riordino virtuale effettuato sulle banca dati delle cartelle cliniche. L'intervento è stato realizzato nel 2018 dalla Cooperativa Giovani rilegatori di Imola.

storia archivistica
La tenuta di un fascicolo personale per ogni paziente era già utilizzata a Imola durante la direzione dell'Asilo psichiatrico del dottor Cassiano Tozzoli (1844-1862) e fu poi perfezionata durante la direzione del manicomio del dottor Luigi Lolli (1862-1896). Il fascicolo è descritto dal dott. Lolli nelle relazioni presentate alla Congregazione di carità di Imola (1882) e all'Esposizione emiliana per il 3° concorso sui manicomi (1888), e in una pubblicazione su origine e fondazione del Manicomio d'Imola (Imola, Galeati, 1890). In particolare, nella relazione del 1882 Lolli scrive che, al momento dell'ammissione, a ogni paziente era destinata una "cartella speciale per l'anamnesi, la descrizione dello stato nel dì dell'ingresso, i cambiamenti, la cura e l'esito"; nella relazione del 1888 la definisce come "tabella nosologica" (1). Il Regolamento generale dell'ospedale e degli altri istituti ospitalieri di Imola del 1896 elenca i documenti necessari al ricovero: all'art. 322, l'atto di nascita, il certificato del domicilio di soccorso, la domanda al Direttore del manicomio da parte del Comune e il modulo informativo compilato e firmato dal medico che inviano l'ammalato; all'art. 327, per l'ammissione degli alienati "pensionanti", ovvero paganti, si richiedono sempre l'atto di nascita e il modulo informativo del medico, e anche la domanda al Direttore da parte di chi richiede il ricovero. Il Regolamento sui manicomi e sugli alienati del 1909 (regio decreto del 16 agosto 1909, n. 615, in esecuzione della legge 14 febbraio1904, n. 36) ne sancisce l'obbligo (art. 63), stabilendo che per ciascun ricoverato deve essere tenuto un "fascicolo personale ... nel quale debbono essere conservati i documenti relativi all'ammissione, i provvedimenti, le comunicazioni e la corrispondenza dell'autorità giudiziaria, di quella amministrativa e della famiglia, la diagnosi, il riassunto mensile delle condizioni dell'alienato, e gli atti relativi al licenziamento di esso ..."; i documenti obbligatori per l'ammissione e la dimissione sono più dettagliatamente elencati agli artt. 36-57.
Le cartelle cliniche presentano l'intestazione "Manicomio di Imola", poi dall'1 marzo 1900 "Manicomio di S. Maria della Scaletta d'Imola", dopo la vendita della struttura centrale alla Provincia di Bologna (1897) e l'avvio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola per i degenti provenienti dalla provincia di Bologna. Nel Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola restarono i degenti di altre province (principalmente Ravenna e Forlì).
I degenti di provenienza bolognese che all'1 marzo 1900 si trovavano ricoverati nel Manicomio di S. Maria della Scaletta passarono in carico al Manicomio provinciale di Bologna in Imola per competenza territoriale e in base agli accordi fra le due amministrazioni: i pazienti furono registrati nei nuovi registri d'ingresso del Manicomio provinciale (cfr. Bim, Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, Cura e assistenza, Registri generali d'entrata, [1 marzo 1900] - 26 dicembre 1948) e le loro cartelle cliniche consegnate alla nuova amministrazione. Tali cartelle cliniche si trovano oggi archiviate nell'archivio del Manicomio provinciale nell'anno corrispondente alla dimissione o morte del paziente.
Sempre in seguito alla vendita del manicomio centrale, anche le cartelle cliniche relative a degenti già dimessi o morti prima dell'1 marzo 1900 e che, quindi, avevano trascorso il loro internamento solo nel Manicomio di S. Maria della Scaletta, nei cui registrati generali d'entrata sono correttamente iscritti (cfr. Cura e assistenza, Registri generali d'entrata, 1841-1950), furono spartite fra l'amministrazione imolese e quella bolognese secondo criteri e modalità che a oggi non è stato possibile chiarire con certezza. E' certo solamente che le cartelle mantenute nell'archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola furono ordinate, rinumerate e condizionate nelle stesse cassette di legno usate per le cartelle cliniche prodotte dal Manicomio provinciale. Durante il presente intervento d'inventariazione è stata eseguita una ricognizione a campione sulle cartelle cliniche di entrambi i fondi archivistici, relative sia agli uomini (usciti e morti) che alle donne (uscite e morte), archiviate negli anni 1860, 1870, 1880 e 1890. Il risultato è stato che generalmente le cartelle cliniche di degenti della provincia di Bologna si conservano nell'Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola, mentre quelle di degenti di altre province nell'Archivio del Manicomio di S. Maria della Scaletta di Imola. Fanno eccezione le sole sottoserie degli Uomini usciti e Uomini morti dell'Archivio del Manicomio provinciale di Bologna in Imola in cui si rileva un uguale presenza di cartelle di degenti delle province di Bologna e Ravenna.
In un articolo di Ermanno Cavazzoni del 1985 risulta che le cartelle cliniche del Manicomio di S. Maria della Scaletta erano in "stato di conservazione ottimo", poste su scaffalature in un locale a piano terra dell'Istituto psichiatrico della "Villa dei fiori", trasferite pochi anni prima dall'ultima sede del manicomio imolese di Via Venturini 4 nel complesso detto dell'Osservanza. Cavazzoni rileva anche la situazione di separazione delle cartelle cliniche dei degenti dimessi o morti prima del 1900 fra i due archivi dei due istituti manicomiali (Archivi manicomiali in Emilia Romagna, in "Società e storia", n. 28, Milano, 1985, pp. 452-453).
Tale situazione risulta immutata anche pochi anni dopo, nel 1992 (cfr. Ricerca storica sull'evoluzione dell'assistenza psichiatrica imolese Schede informative. 12 marzo 1992, a cura di Cinzia Migani, Bologna, marzo 1992, dattiloscritto) e ancora in occasione della ricognizione e del trasloco del 2010.
Si rileva che la serie delle cartelle cliniche presenta delle lacune, come evidenziato dai casi in cui la numerazione annuale attribuita alle cartelle cliniche archiviate nei nuclei Uomini usciti, Uomini morti, Donne uscite e Donne morte ha soluzione di continuità. Si segnala in particolare l'assenza della cartella clinica di Carlo Cafiero, citata in una pubblicazione del 1994 fra le cartelle degli Uomini usciti del 1888 (cfr. La città proibita. Nascita e fine dell'Ospedale psichiatrico di Imola (1844-1994), Imola, 1994, pp. 25-29), ma non ritrovata durante il presente lavoro d'inventariazione (2).

NOTE:
(1) Nel manicomio di Imola il primo modello di cartella in uso era costituito da un unico foglio prestampato: in alto sulla prima pagina sono riportati nome e cognome del paziente, data e anno di ammissione e numero d'ingresso (corrispondente al numero attribuito sul registro generale d'entrata: cfr. la serie Registri generali d'entrata, 1841-1950), poi di seguito la cartella è compilata con la storia clinica del degente. Dal 1861-1862, quando ebbe inizio la direzione di Luigi Lolli e su innovazione di quest'ultimo, al momento del ricovero ogni paziente doveva essere presentato da una "nota informativa", un modulo con i dati anagrafici e clinici compilato dal medico curante o dal medico che inviava il paziente in manicomio. Dal secondo semestre del 1882 s'iniziò a utilizzare un modello di cartella, sempre su proposta di Luigi Lolli, denominato "tabella nosologica" e costituito da un fascicolo rilegato e diviso in sezioni. Sul frontespizio della cartella clinica sono presenti, in forma sintetica, i dati anagrafici, i dati relativi al ricovero e i dati clinici del paziente (data di ammissione, numero generale d'entrata, numero occupato in relazione agli ammessi dell'anno in corso; nome dei genitori, età, stato civile, luogo di nascita, domicilio e provenienza, professione, condizione economica, eventuali altri ricoveri nella struttura; diagnosi; esito del ricovero); al suo interno, la storia clinica e un diario del ricovero con osservazioni, esiti delle visite periodiche e cure somministrate; a volte anche la cartella, o le cartelle relative a precedenti ricoveri. Negli anni successivi la cartella e la modulistica subirono piccole modifiche non sostanziali.
(2) Riproduzione fotostatica della cartella clinica di Carlo Cafiero è stata consegnata alla Biblioteca comunale di Imola dalla Sig.ra Cinzia Migani in data 2 febbraio 2018. La copia di cui non è possibile appurare se sia completa o meno è stata ricondotta alla serie Cartelle cliniche, Uomini usciti, 1888, b. 40, fasc. 39bis.

condizioni che regolano l'accesso
Le descrizioni archivistiche delle cartelle cliniche non sono consultabili on line per evitare la diffusione dei nominativi dei degenti, come suggerito dal Codice di deontologia per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Per la consultazione di questa documentazione è necessaria la prenotazione all'Archivio storico comunale di Imola.

bibliografia
Lolli Luigi, Il Manicomio d'Imola. Relazione presentata dal dottor Luigi Lolli alla Congregazione di carità nella seduta del 1° marzo 1882, Imola, Tip. d'Ignazio Galeati e figlio, 1882

Lolli Luigi, Il Manicomio d'Imola. Monografia presentata all'esposizione emiliana per il 3° concorso sui manicomi, Imola, Tip. d'Ignazio Galeati e figlio, 1888

Lolli Luigi, Origine e fondazione del Manicomio d'Imola, Imola, Tip. d'Ignazio Galeati e figlio, 1890

Congregazione di carità di Imola, Regolamento generale per gli uffici di amministrazione ed istituti ospitalieri, Imola, Tip. d'Ignazio Galeati e figlio, 1896
Cavazzoni Ermanno, Archivi manicomiali in Emilia Romagna, in «"Società e storia", n. 28», Milano, 1985, pp. 443-477
Ricerca storica sull'evoluzione dell'assistenza psichiatrica imolese Schede informative. 12 marzo 1992, a cura di Cinzia Migani, Bologna, 1992
dattiloscritto
La città proibita. Nascita e fine dell'Ospedale psichiatrico di Imola (1844-1994), a cura di Ernesto Venturini, Luciana Degano, Nicoletta Gramantieri, Ennio Sergio, Valerio Zanotti, Imola, Stampa Grafiche Galeati, 1994


codice interno: 664 - 001.004.002