Il Comune di Collecchio conserva dall'origine il proprio archivio presso la sede municipale e lo ha sempre gestito tramite i servizi amministrativi, affidando negli anni 1994-2001 incarichi libero professionali per la gestione e infine anche per la fruizione. Dal 1993 al 2001 l'archivio è stato collocato temporaneamente nella sede municipale distaccata in P.zza Repubblica 1, per i lavori di ristrutturazione del Palazzo Comunale. Nel 2001 la documentazione storica fino al 1950 è stata trasferita presso Villa Soragna, sede del Centro culturale e della biblioteca, cui ha affidato di fatto le relative custodia e fruizione, mentre la restante documentazione storica che non ha trovato spazio nella suddetta sede, è stata ricollocata nel seminterrato del Palazzo comunale, in un locale attiguo all'archivio di deposito. Nel 2004, al termine del riordino e inventariazione, è stato istituito il servizio Archivio storico, afferente al settore Segreteria-Affari generali in capo al Vice Segretario. Dal 2010 responsabile del servizio di archivio storico è la Dott.ssa Antonella Setti, titolare di posizione organizzativa all'interno dell'Ente anche in materia di personale.
Data l’esigenza di un costante adeguamento alla normativa vigente in materia di prevenzione e contrasto all’epidemia COVID-19, si invitano gli utenti a rivolgersi direttamente al Conservatore ai recapiti indicati, per verificare puntualmente le condizioni di accesso, le modalità di consultazione e i servizi erogati.